Frohe Weihnachten wünscht das Biquanda-Team!

Liebe Biquanda-Nutzerinnen und -Nutzer, ein ereignisreiches und für uns im Biquanda-Team besonders spannendes Jahr 2024 neigt sich dem Ende zu. Auch in diesem Jahr haben wir viele interessante und hilfreiche Funktionen in Biquanda für Sie umgesetzt. Doch wir ruhen uns darauf nicht aus - schon jetzt arbeiten wir mit Hochdruck daran, Ihnen im kommenden Jahr weitere spannende Neuerungen zu liefern, die Ihren Arbeitsalltag noch einfacher und effizienter machen. Ein großes Dankeschön möchten wir Ihnen für Ihr wertvolles Feedback aussprechen, das Sie uns über Umfragen und Rückmeldungen gegeben haben. Ihre Ideen und Anregungen sind für uns von unschätzbarem Wert, und viele davon haben bereits ihren Weg in die Entwicklung gefunden. Wir wünschen Ihnen eine wundervolle Weihnachtszeit, erholsame Feiertage und einen guten Start ins neue Jahr 2025. Wir freuen uns darauf, auch im nächsten Jahr weiterhin eng mit Ihnen zusammenzuarbeiten. Da auch wir Zeit mit unseren Familien verbringen möchten, beachten Sie bitte, dass wir zwischen den Jahren nur eingeschränkt zur Verfügung stehen. Herzliche Grüße
Ihr Biquanda-Team

09.12.2024 - Neue Funktionen

Neben vielen Anpassungen und Fehlerkorrekturen möchten wir euch hier einen Überblick über neue Funktionen und Verbesserungen geben, die viele Mitarbeiter betreffen.

ZUGFeRD-Export in der Ausgangsrechnung

Ausgangsrechnungen können jetzt direkt als ZUGFeRD-PDF exportiert werden. Rechnungen liegen dadurch automatisch im standardisierten Format vor und lassen sich leichter digital weiterverarbeiten. Angehängte PDFs können ausgewählt und als Grundlage für den Export genutzt werden, was den manuellen Aufwand reduziert. Zusätzlich ist der Export als XRechnung weiterhin möglich.

E-Mail-Benachrichtigungen bei Abwesenheitsgenehmigung

Bei der Genehmigung einer Abwesenheit in der Aufgabenansicht oder beim Übernehmen aus der Kapazitätsplanung in die Zeiterfassung werden nun E-Mail-Benachrichtigungen versendet. Die E-Mail enthält einen Termin, der direkt in Ihrem E-Mail-Client eingetragen werden kann, sodass Kollegen Ihre Nichtverfügbarkeit sehen. Die Benachrichtigung lässt sich über das Benutzerprofil deaktivieren.

Auswertezeiträume für Personalbuchhaltung in Arbeitszeiträumen flexibler einstellbar

Bisher konnte man den Auswertezeitraum für den Export für die Personalbuchhaltung nur für alle Abrechnungsarten (Stundenlohn, Auszahlung Überstunden/Urlaub, Pauschalen) einheitlich einstellen. Für eine flexiblere Anpassung kann nun der Auswertezeitraum pro Abrechungskategorie im Arbeitszeitmodell frei eingestellt werden. Somit kann flexibler auf unterschiedliche Auszahlungsystematiken reagiert werden.

Zahlungsziel bei Eingangsrechnung ist nun numerisch und ein Pflichtfeld

Um die Fälligkeit von Rechnungen korrekt berechnen zu können, wurde das Feld Zahlungsziel in der Eingangsrechnung nun zum Pflichtfeld und numerisch. Sofern ein Text enthalten war, wurde der Wert durch 0 ersetzt. Die Änderung des Wertes ist im Protokoll der Rechnung festgehalten.

Pflichtfelder von Mitarbeitern pro Mitarbeiterkategorie einstellbar

Die Pflichtfelder Personalnummer und Kostenstelle für Mitarbeiter können nun flexibel pro Mitarbeiterkategorie eingestellt werden. Dies ermöglicht eine präzisere und effizientere Erfassung sowie Verwaltung der Mitarbeiterinformationen.

11.11.2024 - Neue Funktionen

Neben vielen Anpassungen und Fehlerkorrekturen möchten wir euch hier einen Überblick über neue Funktionen und Verbesserungen geben, die viele Mitarbeiter betreffen.

Aufsplittung von Auszahlungen von Überstunden nach Lohnart in der Personalbuchhaltung

Für eine genauere Zuordnung in der Personalabrechnung wurden im Arbeitszeitmodell zwei Lohnarten für Überstunden-Auszahlungen eingeführt: "Auszahlung Überstunden Vormonate" und "Auszahlung laufende Überstunden". Überstunden, die in vorangegangenen Monaten geleistet wurden, werden unter "Auszahlung Überstunden Vormonate" erfasst, während aktuell geleistete Überstunden unter "Auszahlung Überstunden laufende Monate" erscheinen.

Neues Mitarbeiterfeld und Umbenennung bestehender Felder im Excel-Export

Das Feld "Kostenstellennummer" in den Gruppierungselementen des Mitarbeiterbaums (Wurzel, Unternehmen, Ordner) wurde in "Kurzzeichen" umbenannt. Zusätzlich gibt es nun das Feld "Kostenstelle" direkt beim Mitarbeiter. Durch diese Anpassungen wurden auch die Feldnamen im Excel-Export aktualisiert: Das Kurzzeichen beim Mitarbeiter heißt jetzt "Kurzzeichen (Mitarbeiter)", und das Kurzzeichen im Gruppierungselement wurde zu "Kurzzeichen (Gruppierung)" umbenannt.

Überwachung der wöchentlichen Sollstunden in der Zeiterfassung

Das neue Update bietet eine zusätzliche Prüfung zur Überwachung der wöchentlichen Sollstunden. Im Arbeitszeitmodell kann diese Überwachungsfunktion nun aktiviert werden, um die Einhaltung der Sollstunden wöchentlich zu kontrollieren. Zusätzlich muss die Prüfung global als Administrator freigeben werden.

04.11.2024 - Neue Funktionen

Neben vielen Anpassungen und Fehlerkorrekturen möchten wir euch hier einen Überblick über neue Funktionen und Verbesserungen geben, die viele Mitarbeiter betreffen.

Admin-UI jetzt auch in englischer Sprache

Die Admin-UI kann nun in englischer Sprache genutzt werden. Dies ermöglicht es Biquanda-Administratoren, die kein Deutsch sprechen, Biquanda zu konfigurieren.

Neues Feld "Kurzzeichen" im Arbeitszeitmodell

Im Arbeitszeitmodell wurde das Feld "Kurzzeichen" hinzugefügt. Dieses Feld ermöglicht es, ein Kürzel zu definieren, das auch im Mitarbeiterbaum angezeigt wird.

Zeitraumbezogene Definitionen der Mitarbeiter im Excel-Export

Im Excel-Export können nun die aktuellen zeitraumbezogenen Definitionen der Mitarbeiter ausgegeben werden.

Eintagesreisen können mit 0,00 Euro bewertet werden

Eintagesreisen können nun mit einer Verpflegungspauschale von 0,00 Euro erstellt werden, wenn dies in der Reisekostenklasse definiert ist. Dadurch können Mitarbeiter diese Daten für Ihre persönliche Steuererklärung exportieren und somit steuerlich geltend machen.

Export der Stundenlöhne, Reisekosten und Zuschläge für die Personalbuchhaltung nun auch für den Vormonat verfügbar

Die Einstellung des Auswertezeitraums für Lohnarten im Arbeitszeitmodell, der Reisekostenklasse und um Zuschlagsmodell wurde erweitert, sodass der Start der Auswertungsperiode nun auf "Monatsbeginn Vormonat" gesetzt werden kann. Dies ermöglicht eine einfach und flexible Synchronisierung mit dem Vormonat in der Personalbuchhaltung.

30.09.2024 - Neue Funktionen

Neben vielen Anpassungen und Fehlerkorrekturen möchten wir euch hier einen Überblick über neue Funktionen und Verbesserungen geben, die viele Mitarbeiter betreffen.

Belegassistent für mehrere MwSt-Sätze mit KI-Unterstützung in der Reisekostenabrechnung

Bisher mussten alle Beträge und MwSt-Sätze manuell in Biquanda erfasst werden. Für Cloud-Kunden steht nun eine KI-gestützte Belegerkennung zur Verfügung, die automatisch Belegart sowie Brutto- und Netto-Beträge erkennt und die Belege vorbereitet – mit nur einem Klick.

Einstellungen für die Zeiterfassung im Administrationsbereich wurden überarbeitet

Die Einstellungen, die der Administrator unter Zeiterfassung - Allgemein vornimmt, werden ab sofort an alle aktiven Mitarbeiter übertragen. Man muss die Zeiterfassungseinstellungen für bestehende Mitarbeiter nicht mehr manuell bearbeiten.

Import von E-Rechnungen

Ab 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen verarbeiten können. Als ersten Schritt bieten wir jetzt die Möglichkeit, direkt aus der Aufgabenansicht eine E-Rechnung als XML-Datei zu importieren. Die importierte Eingangsrechnung kann danach in Biquanda weiterverarbeitet werden.

28.08.2024 - Neue Funktionen

Neben vielen Anpassungen und Fehlerkorrekturen möchten wir euch hier einen Überblick über neue Funktionen und Verbesserungen geben, die viele Mitarbeiter betreffen.

Excel-Export mit Kommen- und Gehen-Zeiten

Im Excel-Export der Berichte "Einzelne Positionen - Zeiterfassung" und "Täglich" können nun die Kommen- und Gehen-Zeiten der Mitarbeiter ausgegeben werden. Dies erleichtert den Abgleich zwischen erfassten Stunden und tatsächlicher Anwesenheit.

Automatische E-Mail-Erinnerung für die Zeiterfassung

Aktivieren Sie diese Funktion im Administrationsbereich von Biquanda, damit die entsprechenden Mitarbeiter automatisch per E-Mail daran erinnert werden ihre Arbeitszeiterfassung aktuell zu erhalten. Die Erinnerungsmail wird nur versendet, wenn die Zeiterfassungsprüfung "Werktag nicht erfasst" auf Warnung oder Fehler eingestellt ist.

Automatische E-Mail-Benachrichtigung bei Freigabe der Zeiterfassung an Vorgesetzte

Vorgesetzte können sich nun automatisch informieren lassen, wenn ihre Mitarbeiter ihre Zeiterfassung freigeben. Voraussetzung ist, dass bei den Mitarbeitern das Feld "Disziplinarischer Vorgesetzter" ausgefüllt ist und der Vorgesetzte die Benachrichtigung in seinem Profil aktiviert hat.

Granularere Einstellungen für automatisches Abschließen der Zeiterfassung

Im Administrationsbereich von Biquanda können jetzt spezifischere Einstellungen für das automatische Abschließen der Zeiterfassung vorgenommen werden. Für die Mitarbeiterarten "Angestellter", "Leitender Angestellter" und "Freier Mitarbeiter/Extern" kann der automatische Abschlussintervall auf "Zum Monatsende", "Zum Wochenende" oder "Täglich" festgelegt werden. Somit kann der automatische Abschluss ganz an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst werden.

Schneller Zugriff auf Umrechnungskurse für Reisekosten in Fremdwährung

Beim Anlegen eines Reisekostenbelegs in einer Fremdwährung bieten wir nun den Zugriff auf einen externen Umrechner mit historischen Welchselkursen. Die eigene und Ziel-Währung werden im Umrechner vorbelegt. Lediglich das Datum muss manuell angegeben werden. Somit kann man schnell und einfach Reisekostenabrechnungen in Fremdwährungen erfassen.
Disclaimer: Die externe Webseite, sowie die Wechselkurse werden nicht durch Biquanda bereitgestellt.

Mehr Informationen in den Kapazitätsplanungsbalken darstellbar

Ab sofort können in den Kapazitätsplanungsbalken zusätzliche Details angezeigt werden. Dies umfasst die erfasste Ist-Stunden für den Zeitraum des Planungsbalkens, die kalkulierte Stunden für das jeweilige Projektelement, sowie alle erfassten Ist-Stunden für das Projektelemen. Die Balkenbeschriftung kann in den Einstellungen der Kapazitätsplanungsansicht konfiguriert werden. Diese Verbesserungen bieten eine präzisere Übersicht und erleichtern die Nachverfolgung von Projektstunden.

01.08.2024 - Neue Funktionen

Neben vielen Anpassungen und Fehlerkorrekturen möchten wir euch hier einen Überblick über neue Funktionen und Verbesserungen geben, die viele Mitarbeiter betreffen.

Ausgabe der doppelten Spesen in die Personalbuchhaltung

Um den Buchungsprozess für Reisekosten besser zu unterstützen, geben wir nun auch die doppelten Spesen in der Lohnbuchhaltung aus, falls die entsprechende Lohnart in der Reisekostenklasse gesetzt wurde.

Termin bei Ausgangsrechnungen anpassen

Bisher hatte das Anpassen des Termins einer Ausgangsrechnung diverse Auswirkungen auf andere Daten in der Ausgangsrechnung (Fälligkeitsdatum, etc.). Wir haben diese enge Verzahnung mit dem Termin nun gelöst. Somit kann der Termin besser als Hilfsmittel für Erinnerungen verwendet werden.

Unterstützung von Pendelfahrten im Reiseassistent

Bisher konnten über den Reiseassistent in der Reisekostenabrechnung für mehrtägige Reisen nur die vollen Pauschalen erzeugt werden. Um Pendler, die jeden Tag von Ihrem Wohnort zum Kunden fahren, besser zu unterstützen bieten wir nun die Übernachtungsart "Zuhause" an. Wird diese Option gewählt, dann werden für jeden Pendel-Tag Pauschalen generiert. Der Zeitraum für die Berechnung der Pauschalen wird anhand der Uhrzeit aus Reisebeginn und Reiseende ermittelt. Durch diese Funktion können Pendler deutlich einfacher ihre Reisekosten erfassen als bisher.

Dauerrechnung aus Eingangsrechnung erzeugen

Für Rechnungen, die in regelmäßigen Abständen Kosten versuchen, wie z.B. Handy- oder Leasingverträge, etc., können in Biquanda Dauerrechnungen verwendet werden. Üblicherweise gibt es eine erstmalige Eingangsrechnung. Jetzt kann aus dieser Eingangsrechnung mit einem Klick eine Dauerrechnung erstellt werden, in welcher die meisten Daten automatisch übernommen sind.

Kein manuelles Kopieren von Verpflegungspauschalen oder Doppelten Spesen mehr

Bisher konnte man Verpflegungspauschalen und Doppelte Spesen nach dem Hinzufügen zur Reisekostenabrechnung frei kopieren und anpassen. Hierdurch konnten unabsichtlich Fehleingaben passieren. Daher forcieren wir nun den einheitlichen Weg zur Erstellung der Pauschalen/Doppelten Spesen über den Reiseassistent und haben das manuelle Anpassen eingeschränkt.

Dauerrechnung mit Laufzeitbeginn in Vergangenheit aktiv schalten

Bisher war es nur möglich, Dauerrechnungen sehr zeitnah aktiv zu schalten. Der Beginn der Laufzeit musste sich in der aktuellen Buchungsperiode befinden. Dies haben wir nun verbessert. Beim Aktivieren einer Dauerrechnung mit einem Laufzeitbeginn in der Vergangenheit wird nun automatisch eine kumulierte Zahlung angelegt. Dadurch entfällt lästiges Nachbuchen und der Umgang mit der Dauerrechnung wird einfacher.

Separate Berechtigungen für "Weitere Felder" bei Mitarbeitern und Projekten

Bisher waren die "Weiteren Felder" bei Mitarbeitern mit dem Recht "Weitere Eigenschaften" verknüpft, was zu Problemen führte, da Mitarbeiter auch die Kostensätze einsehen konnten. Jetzt gibt es separate Rechte für "Weitere Felder lesen" und "Weitere Felder ändern" sowohl bei Mitarbeitern als auch bei Projekten, um dieses Problem zu beheben.

Zeitraumbezogene Definitionen per Massendatenbearbeitung

Man kann jetzt zeitraumbezogene Definitionen von Mitarbeitern im Mitarbeiterbaum per Massendatenbearbeitung anpassen. Damit spart man sich, z.B. beim Ändern von Reisekostenkostenklassen beim Jahreswechsel, viel Zeit, da nicht jeder Mitarbeiter manuell bearbeitet werden muss. Bei der Bearbeitung wird entweder ein neuer Eintrag zu einem bestimmten Datum angelegt oder die bestehende Definition erweitert. Beim Neuanlegen werden automatisch alle anderen Definitionen aus dem vorausgehenden Modell übernommen.

23.07.2024 - Neue Funktionen

Neben vielen Anpassungen und Fehlerkorrekturen möchten wir euch hier einen Überblick über neue Funktionen und Verbesserungen geben, die viele Mitarbeiter betreffen.

Zeiterfassung und Kapazitätsplanung nach dem Abschließen eines Projektes aufräumen

Bisher mussten nach dem Abschließen eines Projektes Planungsbalken oder in der Zukunft liegende Zeiterfassungseinträge manuell gelöscht werden. Nun können diese, nach Rückfrage, automatisch aufgeräumt werden. Diese Funktion verbessert die Datenqualität von Projekten.

Zeiterfassungsraster beim Hinzufügen und Verschieben

Wenn das Zeiterfassungsraster (z.B.: 5-minütlich, 15-minütliche, ...) in der Zeiterfassung definiert ist, so wird dieses nun auch beim Hinzufügen oder Verschieben von Balken berücksichtigt. Dies vereinfacht das Arbeiten in der Zeiterfassung.

Neue Optionen für Personalbuchhaltung

Um mehr Anwendungsfälle abdecken zu können, können im Arbeitszeitmodell nun Einstellungen getroffen werden, um zu konfigurieren, ob Soll- statt nur Ist-Stunden in der Personalbuchhaltung ausgegeben werden sollen.

Unterstützung für Doppelte Spesen in Reisekostenabrechnung

Doppelte Spesen können nun analog zu Verpflegungspauschalen in Reisekosten konfiguriert werden. Danach werden Sie automatisch in Reisekostenabrechnungen über den Reiseassistent erzeugt. Die Kosten können im Bericht "Doppelte Spesen" oder über die Schnittstelle zur Personalbuchhaltung ausgewertet werden.

Massenbearbeitung von Sachgemeinkosten bei Bestellungen und Eingangsrechnungen

Es gibt jetzt die Möglichkeit, Sachgemeinkosten bei Bestellungen und Eingangsrechnungen per Massendatenbearbeitung zu ändern. Diese neue Funktion spart Zeit und steigert die Effizienz Ihrer Arbeitsabläufe, indem mehrere Datensätze gleichzeitig aktualisiert werden können.

Hinweis auf veraltete Auswertungsperiode beim Prüfen von Eingangsrechnungen

Ist eine Eingangsrechnung mal etwas länger liegen geblieben, konnte es bisher einfach passieren, dass beim Freigeben der Rechnung an die Buchhaltung die Auswertungsperiode veraltet war. Nun wird ein Hinweis über der Rechnung angezeigt, wenn die Periode länger als einen Monat zurückliegt, wodurch die Datenqualität von Eingangsrechnungen verbessert wird.

Termin bei Bestellung anpassen

Bisher hatte das Anpassen des Termins einer Bestellung diverse Auswirkungen auf andere Daten in der Bestellung (Fälligkeitsdatum, etc.). Wir haben diese enge Verzahnung mit dem Termin nun gelöst. Somit kann der Termin besser als Hilfsmittel für Erinnerungen verwendet werden.

Menüpunkte in neuem Fenster öffnen

Im Hauptmenü erscheint ein Symbol an der linken Seite des Menüeintrags. Über dieses lässt sich der jeweilige Menüpunkt in einem neuen Fenster öffnen. Dies ist ebenfalls durch Strg + Linksklick mit der Maus möglich.

Neue Aufgabenansicht "Zu überprüfen"

Zur Vermeidung von unplausiblen Daten in Rechnungen, gibt es nun die Aufgabenliste "Zu überprüfen", um solche aufzufinden. Geprüft wird auf Datumswerte, die für die Rechnungen relevant sind, wie bspw. Rechnungsdatum, Fälligkeit oder Zahlungsziel.

24.06.2024 - Neue Funktionen

Neben vielen Anpassungen und Fehlerkorrekturen möchten wir euch hier einen Überblick über neue Funktionen und Verbesserungen geben, die viele Mitarbeiter betreffen.

Lohnarten in Reisekostenklasse hinterlegen

In der Reisekostenklasse können nun die entsprechenden Lohnarten zugeordnet werden. Durch diese Zuordnung werden die angefallenen Reisekosten und Steuerbeträge automatisch von der Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung den entsprechenden Lohnarten zugewiesen.

Neues Mitarbeiterrecht "Personalbuchhaltung durchführen"

Mit unserem neuen Mitarbeiterrecht "Personalbuchhaltung durchführen" wird der Zugriff auf unser neues Modul "Schnittstelle Personalbuchhaltung" ermöglicht. Berechtigte Mitarbeiter können somit alle für die Personalbuchhaltung relevanten Daten von einzelne Abteilungen oder auch des kompletten Unternehmens anzeigen und exportieren.

Lohnarten in Zuschlagsmodellen hinterlegen

In Zuschlagsmodellen können nun die entsprechenden Lohnarten zugeordnet werden. Durch diese Zuordnung werden die bezuschlagten Stunden automatisch von der Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung den entsprechenden Lohnarten zugewiesen. Die Lohnarten können auch individuell für Sonn- und Feiertage, sowie für Nachtarbeit festgelegt werden.

Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit bei der Rechtevergabe

Im Bereich "Vergebene Rechte" können nun explizit vergebene Rechte direkt über das Kontextmenü entfernt werden. Diese Anpassung ermöglicht eine schnellere und einfachere Verwaltung der Zugriffsrechte.

Mandantennummer für Unternehmen und Mitarbeiter-Personalnummer als Pflicht

Um die Personalbuchhaltung besser zu pflegen, kann einem Unternehmen eine Mandantennummer zugeordnet werden. Die Personalnummern der Mitarbeiter können dann auf Eindeutigkeit innerhalb des Unternehmens geprüft werden. Die entsprechende Einstellung ist im Adminbereich unter "Mitarbeiter -> Allgemein" verfügbar. Freie Mitarbeiter sind immer von der Prüfung ausgeschlossen. Zusätzlich kann die Personalnummer als Pflichtnummer definiert werden. Diese Einstellung ist ebenfalls im Adminbereich unter "Mitarbeiter -> Allgemein" ersichtlich.

Zeiterfassung automatisch zum Monatswechsel abschließen

Bisher musste der Abschluss der Zeiterfassung immer manuell angestoßen werden. Nun ist es möglich diesen Prozess zu automatisieren. Im Administrationsbereich von Biquanda können nun für jede Mitarbeiterstellung ein Werktag festgelegt werden, zu welchen die Zeiterfassung automatisch abgeschlossen wird. Diese Automatisierung sorgt für eine konsistente Zeiterfassung, spart Zeit und reduziert Fehler bei der Dateneingabe.

Biquanda-App kann nun mehr konfiguriert werden

Die Sichtbarkeit bestimmter Status-Ansichten, Berichte und der Stoppuhr kann nun individuell konfiguriert werden. Dies ermöglicht eine gezieltere Anpassung der App an die Bedürfnisse der Nutzer.

Mehrere Dokumente auf einmal heruntergeladen

Dokumente, wie beispielsweise in Rechnungen, können jetzt bequem über eine Download-Funktion heruntergeladen werden. Zudem ist es möglich, mehrere Dokumente gleichzeitig herunterzuladen.

Konfiguration des Personalnummernformats

In der Admin-Oberfläche wurde die Konfiguration der Personalnummer erweitert, um die Personalnummer flexibel einzustellen. Diese Anpassung verbessert die Integration der Personalnummer im Zusammenhang mit der Mandantennummer in Berichten, dem Excel-Export und dem Export für die Lohnbuchhaltung.

Kopieren von kompletten Tagen in der Zeiterfassung

In der Zeiterfassung können Tage nun kopiert, ausgeschnitten, eingefügt und gelöscht werden. Dies ist über den Button oben rechts am Tag möglich. Alternativ können die Tastenkombinationen Strg + C (Kopieren), Strg + V (Einfügen), Strg + X (Ausschneiden) und die Entf-Taste (Löschen) verwendet werden.

Voraussetzungen für Sonderurlaub jetzt über Unternehmenselemente oder Mitarbeiterwurzel definierbar

Die Voraussetzungen für Sonderurlaub werden nun über Unternehmenselemente oder die Wurzel im Mitarbeiterbaum definiert. Diese Voraussetzungen können direkt an der Mitarbeiterwurzel und den Unternehmenselementen hinterlegt werden. Dadurch lassen sich Unterschiede bei den Voraussetzungen in verschiedenen Gesellschaften besser abbilden.

Automatische Benachrichtigung bei Abschluss der Zeiterfassung

Nach Abschluss der automatischen Zeiterfassung werden Warnungen und Fehler automatisch per Mail an die HR-Adresse gesendet. Dies ermöglicht eine schnelle Fehlerbehebung und verbessert die Effizienz im Personalmanagement.

Reisekostenbelegliste für ausbezahlte Reisekostenabrechnungen

In der Belegliste konnten alte Belege übersehen werden, da nach dem Belegdatum gefiltert wurde. Jetzt gibt es die Möglichkeit, Belege nach dem Auszahlungsdatum der Reisekostenabrechnung aufzulisten. Dies ermöglicht eine saubere Lohnbuchhaltung und verhindert, dass Belege verloren gehen.

Einfaches Löschen inaktiver Projekt- und Mitarbeiterrechte

Inaktive Projekt- und Mitarbeiterrechte eines Mitarbeiters können nun in der Mitarbeiterdetailansicht ausgeblendet oder gesammelt gelöscht werden. Dies verbessert die Übersichtlichkeit und erleichtert die Verwaltung.

26.04.2024 - Neue Funktionen

Neben vielen Anpassungen und Fehlerkorrekturen möchten wir euch hier einen Überblick über neue Funktionen und Verbesserungen geben, die viele Mitarbeiter betreffen.

Vorgang nach Statuswechsel geöffnet lassen

Bei einem Statuswechsel wurde bisher der Vorgang immer automatisch geschlossen. Wenn Vorgangsbearbeiter mehrere Rollen übernehmen und den Vorgang direkt nach einem Statuswechsel weiterbearbeiten wollten, dann musste dieser daher immer wieder aus der Vorgangsliste gesucht werden. Für diese Fälle haben wir nun einen Schalter hinzugefügt, dass der Vorgang nach dem Statuswechsel geöffnet bleibt. Diese Einstellung wird mitarbeiterbezogen pro Prozessart und Status gespeichert.

Verbesserung der täglichen Zusammenfassung

Die tägliche Zusammenfassungs-E-Mail wurde erweitert, um neu aktualisierte Planungsbalken aus der Kapazitätsplanung seit Ihrem letzten Besuch darzustellen. Zusätzlich werden Sie über ungelesene Nachrichten in Biquanda informiert. Ihre tägliche Zusammenfassung können Sie mit wenigen Klicks über Ihr Benutzer-Profil (oben rechts in Biquanda) aktivieren. So entgeht Ihnen nichts mehr.

Nutzung der Biquanda App als Zeiterfassungs-Terminal

Die Biquanda App kann jetzt als Zeiterfassungs-Terminal verwendet werden. Hierfür ist ein Android- oder iOS-Gerät mit NFC-Funktion erforderlich. Administratoren können sich auf dem Gerät anmelden und den Terminal-Modus aktivieren. Nach dem Hinterlegen der Transponder-IDs können sich Mitarbeiter am App-Terminal kontaktlos per NFC ein- und ausstechen. Sprechen Sie uns gerne für weitere Informationen an.

Definition von Pflichtfeldern in weiteren Feldern

Die Qualität von Stammdaten in Bereichen wie Kontakten, Gesellschaften, Mitarbeitern und Projekten wird nun durch die Möglichkeit erhöht, "Weitere Felder" als Pflichtfelder zu definieren. Diese Funktion stellt sicher, dass die entsprechenden Felder vor dem Speichern der Stammdaten ausgefüllt sein müssen.

Bessere Erkennung der Kundenkontakte beim Import von Ausgangrechnung

Beim Import von Ausgangsrechnungen musste bisher die genaue Firmenbezeichnung und der Name des Kontaktes in der korrekten Reihenfolge verwendet werden, damit der Kontakt zugeordnet werden konnte. Jetzt können zusätzlich die Kundennummer, die Abteilung, der Ort und die Job-Position des Kontaktes verwendet werden. Die Reihenfolge spielt zusätzlich keine Rolle mehr und es findet eine bessere Zuordnung statt, wenn in der Excel-Datei z.B. der Firmenname oder Vor-/Nachname nicht vollständig angegeben wurde.

Wechseln der Organisationeinheit von Mitarbeitern verbessert

Bisher war das Wechseln nicht möglich, wenn Anträge in den Zeitpunkt des Wechseldatums gefallen sind. Diese Anträge werden nun korrekt aufgeteilt und dem bisherigen und neu gewechselten Mitarbeiter entsprechend zugeordnet. Der neue Mitarbeiter erhält außerdem die Stand des Urlaubs- und Überstundenkontos zum Wechseldatum. Zudem werden alte geplante Vorgänge des gewechselten Mitarbeiters automatisch bereinigt.

Hinterlegung von Sachkonten bei Belegarten in der Reisekostenklasse

In der Reisekostenklasse ermöglicht eine neue Anpassung nun die Zuweisung verschiedener Sachkonten zu einzelnen Belegarten. Dies bietet den Vorteil, dass jeder Belegart innerhalb verschiedener Reisekostenklassen unterschiedliche Sachkonten zugeordnet werden können. Im Administrationsbereich von Biquanda eingestellten Sachkonten wurden automatisch in die Reisekostenklassen übernommen.

Automatische Status-Änderung von Mitarbeitern auf "Ausgeschieden" beim Austritt

Üblicherweise wird das Austrittsdatum von Mitarbeitern für ein zukünftiges Datum festgelegt. Bisher konnte man leicht vergessen den Mitarbeiter zum Austrittdatum auf "Ausgeschieden" zu stellen. Jetzt prüft Biquanda einmal täglich alle Mitarbeiter mit einem vergangenen Austrittsdatum und stellt sie automatisch auf "Ausgeschieden". Im Anschluss wird automatisch eine Zusammenfassung an die HR/Personal-E-Mail-Adresse gesendet. Hinweis: Die automatische Status-Änderung ist nur aktiv, wenn die HR/Personal-E-Mail-Adresse im Administrationsbereich von Biquanda hinterlegt wurde. Prüfen Sie zudem, ob der Mail-Versand in Biquanda eingerichtet wurde.

Beschreibung im Excel-Export von Projektstammdaten verfügbar

Wir haben den Excel-Export erweitert, damit nun auch die Beschreibung von Projekten, Tätigkeiten und Fehlzeiten im Stammdatenexport von Projekten exportiert werden kann.

Übernahme aller Einstellungen von Reisekostenklassen beim Kopieren

Bisher wurden beim Kopieren von Reisekostenklassen nur wenig Einstellungen übernommen. Hier haben wir nun nachgebessert. In der Kopie der Reisekostenklasse sind nun zudem alle in der Quelle konfigurierten Belegarten, Abzugsarten, Verpflegungspauschalen, etc. enthalten.

Automatische Protokollierung von Änderungen in weiteren Feldern für Projekte, Mitarbeiter und Kontakte

Alle Biquanda Cloud-Kunden profitieren bereits von einer automatischen Protokollierung vieler Anpassungen in den Stammdaten. Nun werden auch Anpassungen von weiteren Feldern in Projekten, Mitarbeitern und Kontakten protokolliert. Somit hat man einen besseren Überblick wer welche Stammdatenanpassungen zu welchem Zeitpunkt vorgenommen hat.

Definition des Geschäftsverhältnisses in einer Gesellschaft

In einer Gesellschaft kann nun das Geschäftsverhältnis ausgewählt werden. Bei Business-to-Consumer Gesellschaften werden im Word-Export Firma und Abteilung eines Kontaktes nicht mehr mit exportiert.

Mandantennummer bei Unternehmenselementen hinterlegen

Um die Personalbuchhaltung effizienter zu gestalten, kann nun jedem Unternehmen eine Mandantennummer zugewiesen werden. Personalnummern können innerhalb des Unternehmens auf Eindeutigkeit geprüft werden. Diese Einstellungen sind im Adminbereich unter "Mitarbeiter -> Allgemein" zugänglich. Freie Mitarbeiter sind von dieser Prüfung ausgenommen. Zusätzlich lässt sich die Personalnummer als Pflichtfeld definieren, was ebenfalls in den Admin-Einstellungen festgelegt werden kann.

28.03.2024 - Neue Funktionen

Neben vielen Anpassungen und Fehlerkorrekturen möchten wir euch hier einen Überblick über neue Funktionen und Verbesserungen geben, die viele Mitarbeiter betreffen.

Vereinfachte Farbanpassung für Leistungsbalken

Die Anpassung der Farben für Leistungsbalken ist nun direkt aus der Zeiterfassung zugänglich. Nutzer mit den entsprechenden Rechten können so effizient die Farbgebung der Leistungsbalken für spezifische Tätigkeiten oder Projekte anpassen.

Massenlöschung von Vorgängen ermöglicht

Um die Handhabung von Datenfehlern zu erleichtern, wie sie z.B. durch fehlerhafte Excel-Importe entstehen können, bietet die Aufgabenansicht nun die Möglichkeit, mehrere ausgewählte Vorgänge auf einmal zu löschen. Dies vereinfacht und beschleunigt das Bereinigen von nicht mehr benötigten Vorgängen signifikant.

Neue Zeiterfassungsprüfung für Krankheit und Urlaub

In der Zeiterfassung gibt es nun eine neue Prüffunktion, die sicherstellt, dass die für Krankheit und Urlaub eingetragenen Stunden mit der Sollarbeitszeit übereinstimmen. Die Prüfung deckt zwei Szenarien ab: erstens, ob die eingetragenen Krankheitsstunden die Sollarbeitszeit übersteigen, und zweitens, ob die eingetragenen Urlaubsstunden nicht mit der Sollarbeitszeit übereinstimmen. Diese Funktion fördert die Genauigkeit in der Arbeitszeiterfassung.

Automatische Vervollständigung von Firmennamen, Abteilung und Position von Mitarbeiter

Um den Firmennamen, die Abteilung und Position eines Mitarbeiters einfacher festzulegen, bieten wir nun eine automatische Vervollständigung an. Somit lassen sich verschiedene Varianten dieser Bezeichnungen minimieren und der Mitarbeiter lässt sich schneller anlegen.

Erweiterte Webhooks für Mitarbeiter- und Projektbalken

Biquanda bietet jetzt erweiterte Webhooks zur Integration von Mitarbeiter- und Projektbalken. Diese Anpassung ermöglicht eine nahtlose Verbindung mit weiteren Systemen, erweitert die Flexibilität und Effizienz der Kapazitätsplanung.

Importieren von Mitarbeiterstammdaten über Excel

Um bequem mehrere Mitarbeiter auf einen Schlag anzulegen, können diese nun über die Funktion "Importieren" in der Mitarbeiteransicht importiert werden.

Überarbeitung der Administrationsansicht für Belegarten

Die Administrationsoberfläche für Belegarten wurde optimiert, um die Sicherheit und Genauigkeit bei der Bearbeitung zu erhöhen. Änderungen an den Belegarten sind jetzt ausschließlich über einen Detaildialog möglich. Dies verhindert ungewollte Modifikationen, die zuvor durch versehentliche Klicks in der Belegarten-Tabelle entstehen konnten.

Erweiterung des Berichts "Mitarbeiterzuschläge" um Projektinformationen

Der Bericht "Mitarbeiterzuschläge" wurde um wichtige Details erweitert: Zu jedem Eintrag werden nun Projektnummer und Projektbezeichnung angezeigt. Diese Ergänzung ermöglicht es, schnell zu identifizieren, bei welchen Projekten Zuschläge angefallen sind, und verbessert somit die Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Zuschlagszuweisungen.

23.02.2024 - Neue Funktionen

Neben vielen Anpassungen und Fehlerkorrekturen möchten wir euch hier einen Überblick über neue Funktionen und Verbesserungen geben, die viele Mitarbeiter betreffen.

Beginn des Wirtschaftsjahres für Budgetplanung

In der Administration unter Konfiguration / Allgemein lässt sich nun der Beginn des Wirtschaftsjahres Ihres Unternehmens einpflegen. In der Projektbudgetplanung lässt sich nun das jeweilige Wirtschaftsjahr auswählen und das Budget hierfür planen. Zuvor mussten die Budgetphasen manuell angelegt werden - dieser Schritt entfällt nun.

Vorgänge können über die GraphQL-API abgefragt werden

Um Ihnen die Anbindung Ihrer Systeme zu ermöglichen, haben wir unsere GraphQL-API erweitert. Mit diesem Update können Sie nun Vorgänge, wie u.a. Reisekostenabrechnungen, Urlaubsanträge und Rechnungen aus Biquanda über unsere API abfragen. Bitte beachten Sie, dass sich die GraphQL-API derzeit noch in der Preview befindet und mit Änderungen zu rechnen ist.

Ruhzeiten werden in der Zeiterfassung berücksichtigt

Nach Beendigung der täglichen Arbeitszeit müssen die Arbeitnehmer normalerweise eine ununterbrochene Ruhezeit einhalten. Diese Ruhezeit wird nun im Arbeitszeitmodell hinterlegt und Verstöße gegen die Ruhezeit werden automatisch in der Zeiterfassung als Prüfung berücksichtigt. Diese Prüfung kann im Administrationsbereich aktiviert/deaktiviert werden. Durch diese Funktion kann die Einhaltung der gesetzlich vorgeschriebenen Ruhezeiten einfach im Blick behalten werden.

Massendatenbearbeitung von Ausgangsrechnungen: Rechnungsnummer anpassen

Über die Funktion "Rechnungsnummer anpassen" kann von mehrere Ausgangsrechnungen die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum geändert werden. Von der Startnummer ausgehend wird der dynamische Teil der Rechnungsnummer, der im Template angegeben wird, hochgezählt.

Massendatenbearbeitung von Ausgangsrechnungen: Word-Export

Es können nun mehrere Ausgangsrechnungen über die Aufgabenansicht gleichzeitig nach Word exportiert werden.

Massendatenbearbeitung von Ausgangsrechnungen: Statuswechsel

Beim Statuswechsel für mehrere Ausgangsrechnungen ist nun auch der Wechsel von "Zur Rechnungsstellung freigegeben" nach "Neue Rechnung zum Buchen" möglich

Urlaubsanträge auf halbe Tage können vermieden werden

Man kann nun im Arbeitszeitmodell festlegen, ob halbe Urlaubstage erlaubt sind. Wird es nicht erlaubt, können Mitarbeitende keine Anträge für Urlaub auf halbe Tage stellen. Damit kann das bestehende Urlaubsgesetz in Biquanda stärker durchgesetzt werden.

12.02.2024 - Neue Funktionen

Neben vielen Anpassungen und Fehlerkorrekturen möchten wir euch hier einen Überblick über neue Funktionen und Verbesserungen geben, die viele Mitarbeiter betreffen.

Eingestelltes Raster in Zeiterfassung auch beim Hinzufügen berücksichtigen

Das Raster in der Zeiterfassung wird nun auch beim Hinzufügen von Anwesenheits- und Leistungsbalken beachtet und der neue Balken entsprechend daran ausgerichtet.

Stellung beim Anlegen eines Mitarbeiters

Beim Anlegen eines neuen Mitarbeiters muss nun die Stellung mit angegeben werden. Bisher war als Standard "Angestellter" hinterlegt. Da diese Einstellung bei diversen Funktionen in Biquanda berücksichtigt wird, erfordern wir nun explizit das Angeben der Stellung um versehentliche Fehleingaben zu reduzieren.

Vier-Augen-Prinzip

Bei Personalanträgen gibt es eine neue Option, um zu gewährleisten, dass diese nur von einer anderen Person als dem Antragsteller genehmigt werden können. Somit wird verhindert, dass eigene Anträge selbst genehmigt werden können, auch wenn man dazu berechtigt wäre. Um diese Option zu aktivieren, melden Sie sich als Administrator an und öffnen unter "Administration / Prozesse" die gewünschten Personalprozesse und aktivieren dort jeweils die Option "Vier-Augen-Prinzip".

Feiertage können besser bearbeitet werden

Um Feiertagsprofile einfacher anpassen zu können haben, haben wir diverse Verbesserungen vorgenommen. Zusätzliche Feiertage lassen sich als "jährlich wiederkehrend" markieren. Zudem können die System-Feiertage zur einfacherern Auswahl nach Land gefiltert werden und Biquanda unterstützt nun auch die slowenischen Feiertage.

Direktes Sperren und Abschließen der Zeiterfassung

Bisher war es nur in der Übersichtsliste möglich den Status der Zeiterfassung zu ändern. Wir haben die Zeiterfassungsfunktionen und alle verfügbaren Mitarbeiterberichte nun auch in den Detaildialog integriert, um die Bedienung einheitlicher zu gestalten.

Rechnungspositionen an den Anfang und Ende verschieben

Um Rechnungspositionen von Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen oder internen Verrechnungen nun auch in umfangreicheren Rechnungen mit vielen Positionen einfacher zu handhaben, haben wir eine Funktion zum Verschieben von Positionen ganz an den Anfang oder an das Ende bereitgestellt.

Dokumente ausblenden und Vorschaugrafik für Rechnungsvorgänge festlegen

Um gleichzeitig die Revisionssicherheit, als auch Übersichtlichkeit zu gewährleisten, haben wir für Sie die Möglichkeit integriert, Dokumente ausblenden zu können. Hierfür können Sie im Bearbeiten-Dialog die Option "Ausblenden" aktivieren. Diese Dokumente werden standardmäßig nicht angezeigt. Um ausgeblendete Dokumente dennoch anzuzeigen, wählen Sie in der Dokumentenansicht die Funktion "Alle einblenden". In Rechnungen wurde bisher das erste PDF-Dokument in der Vorschau angezeigt. Ab sofort lässt sich in den Dokumenten manuell festlegen, welches Dokument in der Vorschau angezeigt wird. Ebenfalls neu ist, dass hier nun auch Grafikdateien als Vorschau verwendet werden können.

Zeitraumfilter für Gesamt-Excel-Export

Um eine bessere Filtermöglichkeit im Excel-Produktivdatenexport zu ermöglichen, kann nun die Ausgabe von Daten über den gesamten Zeitraum von Produktivdaten im Excel-Export mit einem Zeitraumfilter eingeschränkt werden.

Mehrere Urlaubsanträge auf einmal beantragen und genehmigen

Bisher mussten Urlaubsanträge immer einzeln beantragt oder genehmigt werden. Um zum Beispiel Betriebsurlaub besser zu steuern, können nun mehrere Urlaubsanträge auf einmal beantragt und auch genehmigt werden. Diese Funktion ist auch hilfreich, um eine größere Menge an geplantem Jahresurlaub für mehrere Mitarbeiter einfacher zu genehmigen.

Kontakte per Excel importieren

Kontakte können nun bequem per Excel importiert werden. In der Kontakteansicht findet sich jetzt unter "Im-/Exportieren" die Option "Importieren (Excel)". So können Sie schnell und einfach eine größere Anzahl von Kontakten in Biquanda importieren.

31.01.2024 - Neue Funktionen

Neben vielen Anpassungen und Fehlerkorrekturen möchten wir euch hier einen Überblick über neue Funktionen und Verbesserungen geben, die viele Mitarbeiter betreffen.

Schnelles Duplizieren von Belegen in der Reisekostenabrechnung

Um Rechnungen mit mehreren MwSt-Sätzen (z.B.: Hotel oder Restaurantrechnungen) einfacher und schneller anzulegen, gibt es nun die Funktion "Speichern und Duplizieren" im Detaildialog von Belegen. Hierbei wird der aktuelle Beleg dupliziert, sodass lediglich der MwSt-Satz, der Betrag und ggf. die Belegart angepasst werden müssen.

Web-Links in Beschreibungsfeldern von Kapazitätsplanung und in Stammdaten

Es ist nun möglich in den Beschreibungsfeldern von Kapazitätsplanungsbalken, sowie von Stammdaten (Projekte, Mitarbeiter, Kontakte, Gesellschaften), Links zu hinterlegen. Diese Links können angeklickt und direkt geöffnet werden. Somit kann schneller auf zusätzliche Informationen in der Beschreibung zugegriffen werden. Das Editieren eines Beschreibungsfeldes erfolgt über ein separates Editor-Symbol im Feld.

Excel-Export für Bericht Reisekosten Belegliste

Der Bericht "Reisekosten Belegliste" steht nun auch als Excel-Export zur Verfügung. Hierdurch ist es einfacher möglich, die exportierten Reisekosten-Belege weiterzuverarbeiten.

Export und Import von Zeiterfassungsdaten über GraphQL-API

Für eine Anbindung von Biquanda an andere Systeme können nun Zeiterfassungsdaten über die webbasierte GraphQL-API gelesen und angepasst werden. Die Verbindungsinformationen und Dokumentation zur Verwendung der API befindet sich im Administrationsbereich von Biquanda im Bereich API Tokens.

Reisekostenpauschalen für Deutschland ab 2024

Das deutsche Bundesfinanzministerium hat die neuen Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten veröffentlicht. In Biquanda stehen diese Sätze zur Verfügung und können in Ihre Reisekostenklassen übernehmen werden. Vorsicht: Die Verpflegungpauschalen für Reisen innerhalb Deutschlands werden voraussichtlich erst Ende März verabschiedet, sollen dann aber rückwirkend zum 1. Januar gelten. Weitere Infos finden Sie in unserem Post auf LinkedIn.

Frohe Weihnachten wünscht das Biquanda-Team!

Liebe Biquanda-Nutzer, ein in vieler Hinsicht ereignisreiches, und zumindest für uns als Biquanda-Team auch arbeitsreiches Jahr neigt sich dem Ende zu. Das gesamte Biquanda-Team blickt auf ein erfolgreiches Jahr 2023 zurück, in welchem wir nicht nur zahlreiche Kunden gewinnen und sondern auch alle unsere bestehenden Anwender durch neue, hilfreiche Funktionen in Biquanda weiter unterstützen konnten. Wir wünschen Ihnen und Ihren Familien schon jetzt eine besinnliche Weihnachtszeit und einen guten Rutsch ins Neue Jahr. Wir freuen uns bereits auf eine weiterhin gute Zusammenarbeit im Jahr 2024. Freundliche Grüße
Ihr Biquanda-Team

2023

13.12.2023 - Neue Funktionen

Neben vielen Anpassungen und Fehlerkorrekturen möchten wir euch hier einen Überblick über neue Funktionen und Verbesserungen geben, die viele Mitarbeiter betreffen.

Leistungsfreigabe für Stunden- oder Fahrtenpositionen über Web-Link

Bisher musste die Freigabe von Stunden- oder Fahrtenpositionen immer über einen PDF-Versand an den Kunden eingeholt werden. Dies haben wir nun vereinfacht. In der Ausgangsrechnung mit Status Planung gibt es nun eine Schaltfläche "Leistungsfreigabe einholen", welche einen Freigabelink generiert. Mit diesem Freigabelink kann der Kunde alle Stunden- und Fahrtenpositionen in der Rechnung sehen und die Freigabe mit Kommentar direkt bestätigen oder ablehnen. Der Status der Leistungsfreigabe wird direkt im Rechnungsvorgang dargestellt. Somit ist immer ersichtlich, welche Freigaben noch offen sind und welche nicht.

Chatbot für Beantwortung von Fragen zu Biquanda

Der neue Onlinehilfe-Chatbot in unserer Anwendung steht für alle Cloud-Kunden zur Verfügung und hilft dabei, Ihre Fragen zur Verwendung von Biquanda zu beantworten. Dieser Chatbot basiert auf der Biquanda-Hilfe, was bedeutet, dass er Zugriff auf eine Fülle von Informationen hat, um Ihre Fragen zu beantworten. Es ist wichtig zu beachten, dass der Chatbot nicht unfehlbar ist und gelegentlich falsche Informationen liefern kann. Aus diesem Grund ist es immer ratsam, bei Unsicherheiten die Hilfeseiten zu konsultieren. So können Sie sicherstellen, dass Sie stets präzise und zuverlässige Informationen zur Hand haben, um Ihre Biquanda-Erfahrung optimal zu gestalten.

Export von Mitarbeiterkostensatz

Im Excel-Export kann jetzt zu einem Mitarbeiter der aktuelle Kostensatz (d.h. den letzten gültigen Wert für den Tag der Auswertung) ausgegeben werden. Dies funktioniert sowohl im Stammdaten-, als auch Produktivdaten-Excel-Export. Somit lassen sich noch mehr Szenarien für flexible Auswertungen umsetzen.

Unterstützung für Fremdwährungen in Belegen von Reisekostenabrechnungen

In der Reisekostenabrechnung können jetzt auch Fremdwährungsbelege erfasst werden. Die Daten des Belegs werden alle in der Fremdwährung erfasst, inklusive Umrechnungskurs und dessen Datum. Anhand dieser Daten werden die Belegwerte dann entsprechend in € umgerechnet und dargestellt. Das vereinfacht das Handling von Fremdwährungsbelegen erheblich.

Zeiterfassung aus dem Mitarbeiterdetaildialog öffnen

Bei entsprechenden Zeiterfassungsberechtigungen kann man jetzt aus dem Mitarbeiterdetaildialog heraus die Zeiterfassung eines Mitarbeiters öffnen. Dadurch kann man zum Beispiel als HR-Mitarbeiter oder Personalverantwortlicher schneller und einfacher die Zeiterfassung eines Mitarbeiters einsehen, bearbeiten oder zurücksetzen.

Detailliertere Darstellung von Anwesenheit bei mehrerern Zeiterfassungsterminals

In der Zeiterfassung wird im Tooltip der Kommen/Gehen-Linie nun zusätzlich zur Zeit auch der Name des Terminals angezeigt. Darüberhinaus werden diese Informationen auch in einem Tooltip in der Kapazitätsplanung angezeigt. So kann man bei mehreren Terminals schnell einsehen an welchem Ort der Mitarbeiter sich sich ein- oder ausgestochen hat.

Mitarbeiter kann nicht mehr in einen abgeschlossenen Zeitbereich wechseln

Bei einem Mitarbeiterwechsel in eine andere Organisationseinheit erfolgt nun eine Überprüfung, ob der betreffende Mitarbeiter bereits eine abgeschlossene Zeiterfassung für das betreffende Wechseldatum hat. Der abgeschlossene Zeitbereich soll so vor Änderungen geschützt werden und aus diesem Grund wird der Wechsel verhindert, um die Integrität der Daten sicherzustellen.

Schnellere Reisekostenerfassung direkt aus der Zeiterfassung

Um schneller und effizienter Belege für die Reisekostenabrechnung anlegen zu können, kann man von nun direkt aus der Zeiterfassung neue Belege erzeugen. Projektinformation und Uhrzeiten werden dabei automatisch übernommen. Dafür öffnet man mit der rechten Maustaste das Kontextmenü eines Leistungsbalken, dort kann man dann direkt einen (Fremdwährungs-) Beleg anlegen oder über den Reiseassistenten Übernachtungs- und Verpflegungspauschalen erzeugen. Falls keine geplante Reisekostenabrechnung vorhanden ist, wird automatisch eine neue angelegt.

Filtern auf aktive Projekte in Controlling-Auswertungen

Bei den Berichten Projektauslastungsbewertung, Projektergebnisübersicht, Projektergebnisverlauf, Projektkostenbewertung, Projektkostenübersicht, Projektplanung/Projekterfassung, Projektstundenbewertung und Projektverlauf existiert nun ein Filter, um nur aktive Projekte in den Bericht mitaufzunehmen. Dies vereinfacht das übergreifende Auswerten von Projekten.

Definieren von Ansprechpartnern in einem Projekt

Für ein Projekt können jetzt mehrere Ansprechpartner definiert werden. Zudem ist es möglich Interaktionen mit den Ansprechpartnern in Biquanda zu protokollieren. Der Ansprechpartner der für die Leistungsfreigabe eingestellt wurde, wird dabei automatisch als E-Mail-Empfänger für den Freigabe-Link vorgeschlagen.

Granularere Projektberechtigungen und bessere Darstellung

Projektrechte können nun noch granularer vergeben werden. Durch das Setzen der Rechte "Kalkulation lesen" und "Kalkulation ändern" können die Ansichten "Kostenplanung" und "Kalkulation" ausgeblendet bzw. nur lesend angezeigt werden.

Verwendung von Fehlzeitprojekten ohne Auslastung in der Kapazitätsplanung

Für Fehlzeitprojekte kann nun definiert werden, ob diese einen Einfluss auf die Auslastung in der Kapazitätsplanung haben sollen oder nicht. Dies ermöglicht ein einfaches Einrichten von "rein informativen" Planungen, wie z.B.: Home-Office, etc.

Hinterlegen von externen Teilkostensätzen bei Fehlzeitprojekten

Der Teilkostensatz kann nun für Fehlzeitprojekte definiert und per Excel-Export ausgewertet werden. Somit lassen sich Daten für die Lohnabrechnung, bei speziellen Abwesenheiten wie zum Beispiel Mutterschutz, besser exportieren.

Importieren von Ausgangsrechnungen

Es können nun Ausgangsrechnungen direkt in den Planungsschritt importiert werden. In einer Excel-Vorlage werden alle relevanten Informationen befüllt und können in einer Vorschau noch einmal überprüft werden. Fehler werden hier ebenfalls angezeigt. Nach Bestätigung werden diese direkt in Biquanda als geplante Ausgangsrechungen erzeugt. Somit können auch viele Rechnungen schnell und einfach angelegt werden.

Änderung der Prozentdarstellung im Word-Export

Bei Prozentwerten im Word-Export werden nun unnötige Nachkommastellen automatisch entfernt. Dies sorgt für eine bessere Darstellung in exportierten Kundenrechnungen.

Einfaches Bearbeitung von aktiven Dauerrechnungen

Man kann jetzt aktive Dauerrechnungen enfacher anpassen. Durch die Funktion "Bearbeiten" in der Dauerrechnung wird eine Kopie der aktuellen Dauerrechnung erzeugt. Das Startdatum der alten Dauerrechnung wird dabei zu einem bestimmten Stichtag angepasst, an dem auch die neue Dauerrechnung beginnt. Hierdurch können Vertrags- oder Projektanpassungen einer Dauerrechung einfacher vorgenommen werden, ohne Abweichungen zu bereits gebuchten Daten zu verursachen.

Status für mehrere Ausgangsrechnungen auf einmal wechseln

Um auch bei vielen Vorgängen schnell einen Statuswechsel durchzuführen, steht nun in der Aufgabenansicht die Funktion "Status wechseln" bereit. Aktuell unterstützt diese Funktion Ausgangsrechnungen im Status "Planung", "Neue Rechnung zum Buchen" und "Rechnung zum Buchen vorbereitet".

11.10.2023 - Neue Funktionen

Neben vielen Anpassungen und Fehlerkorrekturen möchten wir euch hier einen Überblick über neue Funktionen und Verbesserungen geben, die viele Mitarbeiter betreffen.

ISO-Mengeneinheit "Prozent" nun bei Rechnungspositionen unterstützt (auch für E-Rechnung)

Bisher konnten in Rechnungspositionen noch keine Prozent-Werte eingetragen werden. Diese Funktion haben wir nun nachgereicht. Der eingetragene Prozent-Wert und die abgeleiteten Beträge werden natürlich auch in E-Rechnungen korrekt zum Empfänger übermittelt.

Eingangsrechnungen mit Unterstützung für Fremdwährungen

Bisher war es nur umständlich möglich vereinzelte Eingangsrechnungen mit Fremdwährungen auswertungssicher in Projekten zu hinterlegen. Durch einen Schalter "Fremdwährung" und Eingabe des Wechselkurses in der Eingangsrechnung ist dies nun problemlos möglich. Alle Auswertungen beziehen sich dabei auf die Systemwährung, wodurch das Projektergebnis nicht verfälscht wird.

Spalten in Word-Vorlagen anpassbar

Bisher konnten die Spalten in Word-Vorlagen nicht einfach modifiziert werden. Für mehr Individualität ist es in unseren neuen Vorlagen nun möglich leere Spalten hinzuzufügen oder bestehende zu entfernen. Darüberhinaus kann auch die Schriftart und Schriftgröße für die Rechnungspositionen angepasst werden. Die neuen Vorlagen können im Adminbereich von Biquanda heruntergeladen, angepasst und dann wieder hochgeladen werden.

Neue Einstellungen in Fehlzeit-Projekten für Buchhaltungsexporte

Jetzt können Sachkonto, Gegenkonto und externe Kostenübernahme in den Auswertungen berücksichtigt werden. Diese Stammdaten können zudem auch bequem im Excel-Export ausgegeben werden. Wenn der Schalter "Kosten werden extern übernommen" aktiviert ist, werden keine Mitarbeiterkosten für dieses Projekt in den Berichten angezeigt.

Zeiterfassung über die mobile App freizugeben und zurückzusetzen

Mit den neuen App-Funktionen "Zeiterfassung freigeben" und "Zeiterfassung zurücksetzen" können Sie Ihre Zeiterfassung auch bequem vom Handy aus freigeben.

Dokumente in Vorgängen sicher aufbewahrt

In Biquanda kann schon seit einiger Zeit eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist eingestellt werden. Zur Verbesserung der Gewährleistung einer revisionssicheren Aufbewahrung, können nun zusätzlich keine Dokumente mehr aus fortgeschrittenen Vorgängen gelöscht werden. Neu hinzugefügte Dokumente werden automatisch nach 10 Minuten sicher aufbewahrt und können danach auch nicht mehr gelöscht werden, insofern die Aufbewahrungsfrist für den Prozess aktiviert ist.

Mitarbeiterkonten einfrieren

In der Mitarbeiteransicht können nun die verschiedenen Mitarbeiterkonten eingefroren werden, insofern man das Recht "Weitere Eigenschaften ändern" am entsprechenden Mitarbeiter hat. Wenn ein Konto eingefroren wurde, wird der Kontostand zu diesem Datum festgesetzt und kann bis zu diesem Datum nicht mehr verändert werden. So können zum Beispiel alte Urlaubseinträge bereinigt werden ohne das Urlaubskonto zu beeinflussen.

15.08.2023 - Neue Funktionen

Neben vielen Anpassungen und Fehlerkorrekturen möchten wir euch hier einen Überblick über neue Funktionen und Verbesserungen geben, die viele Mitarbeiter betreffen.

Verbessertes Übernehmen von Fehlzeiten aus der Kapazitätsplanung in die Zeiterfassung

Bisher war es relativ umständlich die Fehlzeitenprojekte (z.B. Krankheit) über die Kapazitätsplanung hinzuzufügen, falls schon Zeiteinträge in der Zeiterfassung vorhanden sind. Jetzt wird zusätzlich geprüft, ob schon Einträge in der Zeiterfassung des Mitarbeiters vorhanden sind. Es wird dann vorgeschlagen, die Zeiterfassung des Mitarbeiters anzuschauen bzw. anzupassen.

Automatisches Aufräumen von erfassten Zeiten und Anträgen bei Mitarbeiteraustritt

Beim Mitarbeiteraustritt können alle nach dem Austrittsdatum liegenden Zeiterfassungseinträge und Anträge automatisch gelöscht werden. Dies sorgt für eine bessere Datenbasis und weniger Nacharbeiten.

Berechnung von Überstundenzuschlägen

Bei Zuschlagsmodellen gibt es nun die zusätzliche Einstellung "Berechnung uhrzeitbezogener Überstundenzuschläge". Damit lässt sich ab sofort zusätzlich einstellen, ob Zuschläge erst nach Erreichen der Monatssollstunden berechnet werden sollen.

Rechnungsdokumente bei E-Rechnungen exportieren

Ab sofort werden beim Export von E-Rechnungen alle als Rechnungsanhang markierten Dokumente vollständig mitexportiert. Diese Funktionalität ermöglicht Ihnen eine noch umfassendere und reibungslosere Abwicklung Ihrer Rechnungsprozesse und sorgt für mehr Transparenz bei Ihren Kunden.

14.07.2023 - Neue Funktionen

Neben vielen Anpassungen und Fehlerkorrekturen möchten wir euch hier einen Überblick über neue Funktionen und Verbesserungen geben, die viele Mitarbeiter betreffen.

Anpassung von Mitarbeiterkonten

Von nun an können die Konten eines Mitarbeiters (Reisekosten, Überstunden, Urlaub) in der Mitarbeiterdetailansicht angepasst werden. Anpassungen erfolgen immer zum ausgewählten Datum. Die Anpassungen werden in allen Berichten beachtet und in den Verlaufsberichten explizit aufgelistet.

Urlaubsanspruch beim Austritt in der zweiten Jahreshälfte

Nun kann im Arbeitszeitmodell definiert werden, ob ein Mitarbeiter den vollen gesetzlichen Urlaub bei dem Austritt in der zweiten Jahreshälfte bekommt oder die bisherige anteilige Berechnung des Urlaubs gilt.

Weitere Details im Bericht Mitarbeiterzuschläge

Im Bericht Mitarbeiterzuschläge werden jetzt alle Zeiterfassungseinträge einzeln aufgelistet. Außer kann man den einzelenen Zeiterfassungseinträgen entnehmen, ob sie steuerfrei oder steuerpflichtig sind.

16.06.2023 - Neue Funktionen

Neben vielen Anpassungen und Fehlerkorrekturen möchten wir euch hier einen Überblick über neue Funktionen und Verbesserungen geben, die viele Mitarbeiter betreffen.

Kalkulationsdaten im Bericht "Monatliche Projektübersicht"

Der Bericht hat nun eine neue Spalte "Restbudget" in der die Differenz zur Kalkulation ausgegeben wird, um eine bessere Planung zu ermöglichen. Zudem werden in der neuen Zeile "Projektfortschritt - Referenz Kalkulation" die kumulierten Kosten bis zum jeweiligen Monat ins Verhältnis zur Kalkulation gesetzt.

Abrechnungsnummern der Reisekostenabrechung vereinheitlichen

Bei Reisekostenabrechnungen kann ein Abrechnungsnummernmuster definiert werden. Die Abrechnungsnummer wird dadurch entsprechend automatisch vorbelegt.

Neue Feiertage im Feiertagsprofil mit Auswirkung auf Zuschlagsmodelle

Ostersonntag und Pfingstsonntag wurden bisher nicht explizit als Feiertag beachtet. Nun gibt es sie im Feiertagsprofil, sodass Zuschlagsmodelle diese nun korrekt verwenden können.

Kostenstand in Projektkostenplanung

Um die Kostenplanung für ein Projekt zu erleichtern, bekommen Sie nun für die ausgewählte Position alle Ist-/Plan- und Kalkulationswerte, sowie den verfübaren Restwert angezeigt. Somit haben sie alles an einem Ort und müssen die Daten nicht mehr mühevoll zusammensuchen.

Neuer Bericht: Leistungsnachweis

Um Leistungsnachweise pro Mitarbeiter als übersichtliche kompakte Liste im Rechnungsanhang für Kunden bereitzustellen, steht nun der Bericht "Leistungsnachweis" zur Verfügung.

Mehr Informationen in den Balken der Kapazitätsplanung einstellbar

In mitarbeiterbezogenen Kapazitätsplanungsansichten kann nun auch der Name des Projektes in der Balkenbeschriftung ausgegeben werden.

22.05.2023 - Neue Funktionen

Neben vielen Anpassungen und Fehlerkorrekturen möchten wir euch hier einen Überblick über neue Funktionen und Verbesserungen geben, die viele Mitarbeiter betreffen.

Dauerrechnungen und Verträge verwalten

In Biquanda können nun Dauerrechnungen und Verträge verwaltet werden. Im Liquiditätsplan hat man dadurch sofort einen Überblick über laufende Ausgaben, wie Miete, Mobilfunkverträge und vieles mehr. Darüberhinaus werden die einzelnen Turnusrechnungen auch in den gesamten Berichten, sowie im Excel-Export, berücksichtigt. Im Administrationsbereich von Biquanda kann zudem eingestellt werden, wie weit Zahlungen in die Zukunft eingeschlossen werden.

Dokumente an Kapazitätsplannungsbalken anhängen

In der Kapazitätsplanung können jetzt an Projekt- und Mitarbeiterbalken Dokumente hinterlegt werden. Diese Dokumente stehen außerdem in der Biquanda Mobile App zur Verfügung. Somit kann ein Projektleiter bei der Planung nützliche Informationen für die eingeplanten Mitarbeiter mitgeben.

Webhooks für Prozesse

Wir haben die Webhooks weiter für Sie ausgebaut, damit die Integration von weiteren Systemen mehr Möglichkeiten bietet. Mit dieser Version können Sie ebenfalls Webhooks für Updates der Vorgänge in Biquanda erstellen.

08.05.2023 - Neue Funktionen

Neben vielen Anpassungen und Fehlerkorrekturen möchten wir euch hier einen Überblick über neue Funktionen und Verbesserungen geben, die viele Mitarbeiter betreffen.

Single Sign-On: Mehr Sicherheit und Komfort bei der Anmeldung in Biquanda

Im Administrationsbereich von Biquanda kann nun Single Sign-On für bspw. Microsoft 365 und Google Business eingerichtet werden. Einzelne Mitarbeiter-Accounts können danach auf das eingereichtete Verfahren umgestellt werden und melden sich beim nächsten Start von Biquanda einfach mit Ihrem Microsoft- oder Google-Account ein. Der separate Biquanda-Anmeldename und -kennwort ist dann nicht mehr notwendig. Bei zukünftigen Anmeldungen wird der Mitarbeiter zudem automatisch und sicher angemeldet.

Zusätzliche Benachrichtigung beim Abschließen von Vorgängen

Beim Statuswechsel von Vorgängen kann schon seit einiger Zeit ein zusätzlicher Mitarbeiter über die Änderung benachrichtigt werden. Diese Funktion haben wir nun auch beim Abschließen von Vorgängen nachgeliefert. So können Sie zum Beispiel beim Genehmigen oder Ablehnen von Anträgen komfortabel einen zweiten Mitarbeiter darüber informieren.

Kalkulierte Kosten in Excel-Eport exportieren

Im Excel-Export können nun kalkulierte Kosten für Tätigkeien nach Kostenart und Warengruppe gruppiert ausgegeben werden.

21.04.2023 - Neue Funktionen

Neben vielen Anpassungen und Fehlerkorrekturen möchten wir euch hier einen Überblick über neue Funktionen und Verbesserungen geben, die viele Mitarbeiter betreffen.

Pflegen von Nachträgen zum Auftragswert

Bei Projekten kommt es immer wieder vor, das Änderungen zum Auftragswert hinzukommen. Bisher ließ sich dieser nur in seiner Gesamtheit ändern. Um Transparenz zu schaffen und die Historie nachvollziehen zu können, gibt es nun die Möglichkeit Nachträge zum Auftragswert einzupflegen.

Zusätzliche Hinweise bei Erfassung von Reisekosten

Bei den Belegarten in der Administratoransicht kann für jede Belegart nun eine Info-Text angegeben werden, welcher dann bei der Erstellung des Reisekostenbeleges angezeigt wird. Somit kann der Erfasser von zum Beispiel Bewirtungsbelegen über die notwendigen, gesetzlichen Angaben, wie Name des Restaurants oder Namen der bewirteten Personen erinnert werden.

Anträge "Neuer Kunde" und "Neuer Lieferant" nun auch unter Aufgabenansicht "Eigene Anträge" verfügbar

Unsere Anträge zur Erstellung eines neuen Kunden oder Lieferanten werden nun auch in der Aufgabenansicht "Eigene Anträge" angezeigt. So kann man einfach und schnell nachverfolgen, wie der aktuelle Bearbeitungsstatus dieser Anträge ist.

Automatische Anzeige der Favoriten in tabellarischer Zeiterfassung

In der tabellarischen Zeiterfassung werden nun automatisch alle Favoriten aufgelistet, für welche man Leistungen ohne Uhrzeit erfassen kann. Somit lassen sich für häufig benötigte Projekte die Zeiten schneller erfassen. Es können natürlich auch weiterhin Projekte per Drag & Drop hinzugefügt werden.

Neues Feld "Bis" im Zeiterfassungs-Excel-Export

Im Excel-Export - Einzelne Positionen - Zeiterfassung gibt es jetzt ein neues Feld "Bis". Dieses zeigt an, bis wann der Zeiteintrag des Mitarbeiters an diesem Tag geht.

31.03.2023 - Neue Funktionen

Neben vielen Anpassungen und Fehlerkorrekturen möchten wir euch hier einen Überblick über neue Funktionen und Verbesserungen geben, die viele Mitarbeiter betreffen.

Belegarten mit Sachkonten verknüpfen

Um das Verbuchen von Reisekosten einfacher zu gestalten, können nun im Administratorbereich die Belegarten individuellen Sachkonten zugeordnet werden. Über den Excel-Export lassen sich so alle Reisekostenbelege, inkl. Sachkonten und weiteren nützlichen Informationen ausgeben.

Automatisch nur aktive Mitarbeiter in Verlaufberichten berücksichtigen

Bisher wurden beim Auswerten des Überstunden-, Urlaubs- oder Reisekostenkontoverlaufs einer gesamten Abteilung auch inaktive Mitarbeiter berücksichtigt. Nun bieten wir die Möglichkeit bereits ausgeschiedene Mitarbeiter von diesen Auswertungen auszuschließen. Somit werden nur die notwendigen relevanten Mitarbeiter ausgegeben und man erhält schnell einen Überblick über die komplette Abteilung.

Auswertung von Start- und Ende von erfassten Tätigkeiten nur noch mit expliziten Berechtigungen möglich

Um das Auswerten von potentiell sensiblen Daten einzuschränken, benötigt man für die Ausgabe der Start- und Endezeiten von Tätigkeiten beim Monats- und Wochenbericht, sowie dem Excel-Export, nun explizit das Recht "Zeiten auswerten" am auszuwertenden Mitarbeiter. Bisher konnte dies über eine Einstellung im Admin-Bereich ausgestellt werden.

Verbesserungen im Bericht Monatliche Projektübersicht

Im Bericht Monatliche Projektübersicht werden nun auch Warengruppen (sofern sie im Projekt definiert sind) und weitere Kennzahlen aufgeführt. Zudem wurde allgemeine Verbesserungen bezüglich der Benamung und der Darstellung gemacht.

Sonstige Kosten nach Kostenart und Warengruppe erfassen

Um die Kostenplanung detaillierter vornehmen zu können, wurden die sonstigen Kosten nun nach Kostenarten aufgetrennt. Für noch mehr Genauigkeit sorgt eine optionale weitere Untergliederung in Form der Warengruppen. Diese können in den Projektstammdaten angelegt werden.

10.03.2023 - Neue Funktionen

Neben vielen Anpassungen und Fehlerkorrekturen möchten wir euch hier einen Überblick über neue Funktionen und Verbesserungen geben, die viele Mitarbeiter betreffen.

Weitere Auswertungen in eigenen Ansichten bei der Zeiterfassung

Für ein präzises Auswerten wurden die Monats- bzw. Wochenberichte erweitert. Ab jetzt kann man entscheiden, ob man den Bericht vom Vor- bzw. aktuellen Monat auswerten möchte.

Tätigkeitsstätten für Projekte

Im "Definitionen" Tab eines Projektes können nun Tätigkeitsstätten definiert werden. Wenn die Funktion für das Projekt aktiviert wurde, werden die definierten Tätigkeitsstätten dann in den Übernachtungs- und Verpflegungspauschalen auswählbar sein. Zudem werden die Tätigkeitsstätten bei der Berechnung der 3-Monatsregel beachtet.

Ausgabe der Bestellsumme und Gesamtsumme in der Kostenplanung

Um einen schnellen Überblick über die anfallenden Gesamtkosten eines Projektes zu erhalten, geben wir nun zwei neue Summen in der Kostenplanung aus. Zum einen die Summe der geplanten und bestellten Bestellungen. Zum anderen die Gesamtsumme aus der Mitarbeiterplanung und den Bestellungen. Somit sind diese wichtigen Kennzahlen auf einen Blick ersichtlich.

14.02.2023 - Neue Funktionen

Neben vielen Anpassungen und Fehlerkorrekturen möchten wir euch hier einen Überblick über neue Funktionen und Verbesserungen geben, die viele Mitarbeiter betreffen.

Tägliche Zusammenfassung dringender Aufgaben

Sie arbeiten nicht täglich mit Biquanda, möchten dennoch über Aufgaben informiert werden, die Ihre Handlung erfordern? Aktivieren Sie hierfür in Ihrem Profil die Option "Tägliche Zusammenfassung von dringenden Aufgaben" im Reiter "Benachrichtigungen". Dadurch erhalten Sie einmal täglich eine E-Mail mit Ihren dringenden Aufgaben, sofern vorhanden.

Mehr Berichte in der Zeiterfassung

Für ein komfortableres und schnelleres Arbeiten können nun die Berichte "Verlauf Urlaub", "Verlauf Überstunden" und "Verlauf Reisekostenkonto" direkt aus der Zeiterfassung heraus aufgerufen werden.

Aufbewahrungsfrist von Vorgängen

Um Rechtssicherheit zu gewährleisten, kann nun eine Aufbewahrungsfrist für Prozesse festgelegt werden. Dies verhindert, dass Vorgänge zu einem Prozess innerhalb der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden können. Diese Aufbewahrungsfrist kann bei der Prozesskonfiguration im Administrationsbereich von Biquanda vorgenommen werden.

Eigene Ansichten für den Liquiditätsplan

Für eine bessere Übersicht können nun auch für den Liquiditätsplan eigene Ansichten in der zweiten Navigationsebene angelegt und freigegeben werden.

Neues Feld im Excel-Export

Im Excel Export können jetzt die einem Projekt zugeordneten Gesellschaften exportiert werden.

27.01.2023 - Neue Funktionen

Neben vielen Anpassungen und Fehlerkorrekturen möchten wir euch hier einen Überblick über neue Funktionen und Verbesserungen geben, die viele Mitarbeiter betreffen.

Schneller Zugriff auf eigene Urlaubsanträge, Reisekostenabrechnungen und vieles mehr

Um das Auffinden von erstellten Anträgen einfacher zu machen, haben wir in der Aufgabenansicht einen neuen Bereich "Meine Anträge" zur Verfügung gestellt. Hier werden alle aktiven und selbst erstellten Personalvorgänge angezeigt. So kann man auf einen Blick erkennen in welchem Status sich gerade zum Beispiel ein Urlaubsantrag oder eine Reisekostenabrechnung befindet.

Feiertage erweitert

Für das Personalmodul wurden nun auch die Feiertage für tschechische Angestellte, sowie der Feiertag "Hohes Friedensfest" der Stadt Augsburg hinterlegt.

Rechnungsnummern aus Unternehmen

Die Anzeige der letzten Rechnungsnummern in Ausgangsrechnungen und Internen Verrechnungen wird nun eingeschränkt auf Rechnungen zur Projekten des zum jeweiligen Projekt gehörenden Unternehmenselementes, sofern vorhanden. Ansonsten werden die letzten Rechnungsnummern aller Rechnungen angezeigt, wie gehabt.

Neue Pauschalbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten ab 01.01.2023.

Laut dem deutschen Bundesministerium für Finanzen gelten ab 01.01.2023 neue Pauschalbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten. Wir haben diese Werte für Sie in den Reisekostenklassen für einen einfachen Import zur Verfügung gestellt. Damit können Reisekostenabrechnungen ab 01.01.2023 mit aktuell gesetzlich vorgeschriebenen Beträgen erstellt werden.

Filter für Ansichten einfacher aus bestehenden Filtern erstellen

Bisher konnten Filter in der Aufgaben- und Excel Export-Ansicht nicht kopiert oder aus bestehenden Systemansichten erzeugt werden. Mit der neuen Funktion "Filter speichern als..." ist dies nun für die genannten Ansichten möglich. Hierdurch entfällt das etwas mühsame "Abtippen" von bestehenden Filtern.

Freigabe für Ausgangsrechnung zurückziehen

Ab und zu kommt es vor, dass Ausgangsrechnungen zur Rechnungsstellung freigegeben werden und der Ersteller der Rechnung noch eine Nachbesserung tätigen möchte. Ab nun gibt es die Option "Freigabe zurückziehen", mit welcher jeder berechtigte Benutzer eine Ausgangsrechnung, die zur Rechnungsstellung freigegeben wurde, wieder in den Planungsschritt zurücksetzen kann. Somit können Nachbesserungen an der Rechnung vorgenommen werden.

Projektleiter und Warengruppe exportierbar

Per Word-Export lässt sich nun ebenfalls der Projektleiter exportieren (Platzhalter: P_ProjectManager). Zudem können im Excel-Export ebenfalls der Projektleiter sowie das neue Rechnungsfeld "Warengruppe" bei Rechnungen exportiert werden.

Deutlicherer Hinweis bei nicht ausreichenden Urlaubstagen

Bisher konnte es leicht passieren, dass man mit seinem Urlaubskonto versehentlich ins Minus rutscht. Um diesem Problem vorzubeugen zeigen wir nun im Urlaubsantrag automatisch eine entsprechende Warnung an.

Personalanträge lassen sich nach "Auszahlung am" filtern

Um eine bessere Übersicht über anstehende Auszahlungen zu ermöglichen, gibt es nun einen Filter für das Auszahlungsdatum in der Ansicht für Personalanträge.

Projektberechtigungen mitkopieren

Um Aufwand zu sparen, können nun beim Kopieren von Projekten die Berechtigungen mitkopiert werden. Dies spart bspw. den Aufwand beim Kopieren von Musterprojekten.

Anfragen von Änderungen für Mitarbeiterstammdaten

Ihre Adresse, Ihre Bankverbindung oder Ihr Name hat sich geändert? In Ihrem Profil haben Sie nicht nur den kompletten Überblick über Ihre Informationen, sondern können nun auch einfach und bequem eine Anfrage zum Ändern der Daten veranlassen.
Hinweis: Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn Sie im Administationsbereich (Konfiguration -> Allgemein -> E-Mail-Adresse für Änderungen an Mitarbeiterstammdaten) von Biquanda eingerichtet wurde.

Summen werden nun in Stunden- und Fahrtpositionen angezeigt

Wenn man in den Stunden- und Fahrtpositionen einer Ausgangsrechnung in der Abrechnungsvorschau Einträge gruppiert, werden nun die Summen für Erfassung, Rechnung und den Betrag angezeigt.

Berichte in Ausgangsrechnungen nun auch detaillierter möglich

Bisher konnte man die automatisch generierten Berichte in Ausgangsrechnungen nur in Bezug auf das komplette Projekt mit ausgeben. Möchte man der Rechnung einen detaillierteren Bericht anhängen, so ist dies nun mit dem Detaillierungsgrad Tätigkeit möglich.

Änderungshistorie für Gesellschaftsdaten

Um Änderungen in Gesellschaftsdaten nachvollziehbar zu machen, gibt es nun, analog zu Mitarbeiter- und Projektstammdaten, die Möglichkeit diese im Reiter Änderungen einer Gesellschaft einzusehen. Somit lässt sich stets Nachverfolgen, wer, wann, welche Änderung durchgeführt hat.

Urlaubsanträge verwalten in der App

Es ist nun möglich seine komplette Urlaubsplanung in der App zumachen. Es können Anträge geplant, gestellt, genehmigt, storniert und zurückgezogen werden. Die praktische Jahresübersicht hilft dabei beim Planen.

13.01.2023 - Neue Funktionen

Neben vielen Anpassungen und Fehlerkorrekturen möchten wir euch hier einen Überblick über neue Funktionen und Verbesserungen geben, die viele Mitarbeiter betreffen.

Kontaktordner nach Microsoft Outlook und in andere E-Mail-Programme synchronisieren

Um die Kommunikation mit Kunden einfacher zu gestalten und den Wildwuchs von Adressdaten zu bekämpfen, können nun Kontakte aus Kontaktordnern von Biquanda automatisch mit E-Mail-Clients synchronisiert werden. Offiziell unterstützt werden bisher Microsoft Outlook und Mozilla Thunderbird. Die Synchronisierung erfolgt dabei über die standardisierte Schnittstelle WebDav.

Hinweis auf unvollständige Profildaten im Administratorbereich

Bestimmte Funktionen, wie "Kennwort vergessen" funktionieren nur mit einer hinterlegten E-Mail-Adresse. Damit die Wahrscheinlichkeit sinkt, dass man sich als Biquanda-Administrator versehentlich selbst aussperrt, zeigen wir nun einen entsprechenden Hinweis im Administratorbereich an. Eingetragen werden kann die E-Mail-Adresse in den Profileinstellungen oben rechts beim Benutzer-Symbol.

Meldung bei System-Fehlzeitprojekten

Bisher war es für einen Administrator schwer ersichtlich welche Fehlzeitprojekte fest vorgegeben und welche manuell erstellt wurden. Nun zeigen wir bei den System-Fehlzeitprojekten eine entsprechende Meldung an.

Neue Favoritenansicht in der Zeiterfassung

Bisher gabt es nur die Möglichkeit Projekte bzw. Favoriten im Baum zu verwalten. Die neue übersichtliche Darstellung als flache Liste bietet eine bessere Übersicht und Handhabung. Außerdem können die zuletzt verwendeten Projekte einfach zu den Favoriten hinzugefügt werden.

Gruppierte Darstellung von Personalkosten in der Kostenplannung

Personalkosten in der Kostenplanung können jetzt gruppiert pro Tätigkeit dargestellt werden. Damit wird die Ansicht schlanker und der Projektleiter hat mehr Übersicht. Über den Schalter "Detailliert" kann die detaillierte Darstellung (d.h. jeder Mitarbeiter wird einzeln aufgelistet) ausgeschaltet, bzw. eingeschaltet werden.

Detaildialoge in Projektkostenplanung

Bisher konnten die anfallenden Kosten pro Mitarbeiter nicht direkt in der Ansicht bearbeitet werden, wenn der Mitarbeiter bereits außerhalb der Ansicht Kostenplanung (z.B. über die Ansicht Kapazitätsplanung) verplant wurde. Dies haben wir nun korrigiert. Mit einem Doppelklick gelangt man in einen Detaildialog, in welchem man alle Planungswerte für den Mitarbeiter ansehen und bearbeiten kann. Die gleiche Funktion gibt es auch für Bestellungen im unteren Teil der Projektkostenplanung.
Übrigens: Hinter dem Info-Icon verbirgt sich ein Tooltip, welcher ausgibt weshalb Werte nicht direkt in der Planungansicht bearbeiten werden können.

Bestellungen in Projektkostenplanung nach Kostenart und Warengruppe

In der Projektkostenplanung werden die Bestellungen jetzt nach Kostenart und Warengruppe gruppiert dargestellt. Dies macht die Planung von Bestellungen übersichtlicher und einfacher. Warengruppen können in den Projektstammdaten bearbeitet werden.

2022

16.12.2022 - Neue Funktionen

Neben vielen Anpassungen und Fehlerkorrekturen möchten wir euch hier einen Überblick über neue Funktionen und Verbesserungen geben, die viele Mitarbeiter betreffen.

Persönliches Benutzerprofil verfügbar

Über das neue Benutzerprofil kann man nun seine persönlichen und geschäftlichen Daten von Biquanda einsehen. Für eine bessere Personalisierung lassen sich die Benutzersprache von Biquanda und das Profilbild bereits anpassen. Weitere Einstellmöglichkeiten werden zukünftig folgen. Im Tab Adressen können die privaten Adressdaten auf Wunsch an andere Personen aus dem Team oder der Abteilung freigegeben werden. Zudem kann eingesehen werden, wer aus dem Unternehmen die Berechtigung besitzt private Adressdaten zu bearbeiten.

Rechnungsdokumente exportieren

In Ausgangsrechnungen lassen sich die Rechnungsdokumente für die Stunden- und Fahrtpositionen nun direkt über den Button "Abrechnungsbericht" anzeigen und herunterladen.

Excel-Export der Produktivdaten nach Jahr gruppiert ausgeben

Produktivdaten können im Excel-Export nun auch nach Jahr summiert ausgegeben werden.

Frohe Weihnachten wünscht das Biquanda-Team!

Liebe Biquanda-Nutzer, ein in vieler Hinsicht ereignisreiches, und zumindest für uns als Biquanda-Team auch arbeitsreiches Jahr neigt sich dem Ende zu. In diesem Jahr haben wir wieder etliche interessante Funktionen in der neuen Biquanda-Version umgesetzt. Genauso soll es auch im neuen Jahr weitergehen. An dieser Stelle möchten wir uns auch für das Feedback der letzten Wochen und Monate bedanken, welches Sie über unsere Umfrage gegeben haben. Wir werten diese Rückmeldungen regelmäßig aus und haben auch schon etliche Punkte in der Entwicklung umgesetzt und eingeplant. So haben wir zum Beispiel im Bereich der Zeiterfassung bereits viele Wünsche und Verbesserungen realisiert. Wir wünschen Ihnen schon jetzt eine besinnliche Weihnachtszeit und einen guten Rutsch ins Neue Jahr. Wir freuen uns bereits auf eine weiterhin gute Zusammenarbeit im Jahr 2023. Freundliche Grüße
Ihr Biquanda-Team

02.12.2022 - Neue Funktionen

Neben vielen Anpassungen und Fehlerkorrekturen möchten wir euch hier einen Überblick über neue Funktionen und Verbesserungen geben, die viele Mitarbeiter betreffen.

Eigene Kapazitätsplanung in der Mobile App

In der Biquanda App kann nun jeder Mitarbeiter seine eigene Kapazitätsplanung einsehen. Wichtige Informationen wie Auslastung und Beschreibung werden selbstverständlich angezeigt. Ein "ausgefranster" Rand bedeutet, das der Planungsbalken noch im vorherigen oder nächsten Tag weitergeht. Die Ansicht bietet zunächst einmal nur einen lesenden Zugriff.

Webhooks für Stammdaten

Als unkomplizierte Schnittstelle zu Ihrer Systemlandschaft haben wir Ihnen Webhooks in Biquanda bereitgestellt. Somit werden bei Bedarf alle Änderungen an den Stammdaten an die von Ihnen konfigurierten Systeme gesendet. Dadurch lassen sich z.B. Ihre Stammdaten in Ihre Buchhaltungssysteme synchronisieren oder firmeninterne Prozesse anstoßen. Als Administrator finden Sie den Menüpunkt Webhooks im Administrationsbereich.

18.11.2022 - Neue Funktionen

Neben vielen Anpassungen und Fehlerkorrekturen möchten wir euch hier einen Überblick über neue Funktionen und Verbesserungen geben, die viele Mitarbeiter betreffen.

Verbessertes Zeiterfassungsraster

Zeiten können dank des neuen Rasters nun noch einfacher in der Zeiterfassung eingetragen werden. Das Raster orientiert sich immer an der vollen Stunde. Das heißt, wenn ein 15-minütliches Raster ausgewählt ist, rasten Leistungsbalken immer an XX:00, XX:15, XX:30 und XX:45 ein. Wenn "Standard" ausgewählt ist, wird das am Mitarbeiter hinterlegte relative Raster verwendet.
Übrigens: Durch das Drücken und Halten der Strg-Taste beim Vergrößern und Verkleinern von Leistungsbalken wird das Einrasten temporär deaktiviert.

Genauere Kostenplanung mit Warengruppen

Um Kostenarten für Ihre Auswertungen noch feiner untergliedern zu können, können Sie pro Projekt nun Warengruppen anlegen. Diese können bei Rechnungen zusätzlich zur Kostenart ausgewählt werden und bieten in Berichten und später auch in der Projektkostenplanung noch feinerere Auswertungsmöglichkeiten.

Warengruppen in Bestellungen und Eingangsrechnung

Die im Projekt definierten Warengruppen können in Bestellungen und Eingangsrechnungen verwendet werden. Dadurch lassen sich Kosten noch genauer aufschlüsseln und auswerten.

04.11.2022 - Neue Funktionen

Neben vielen Anpassungen und Fehlerkorrekturen möchten wir euch hier einen Überblick über neue Funktionen und Verbesserungen geben, die viele Mitarbeiter betreffen.

Tätigkeitsbeschreibungen direkt in Rechnungsposition bearbeiten

Um die Beschreibung der abzurechnenden Stunden bei der Rechnungsstellung für den Kunden aufzubereiten, lassen sich nun direkt in den Stundenpositionen von Ausgangsrechnungen die Tätigkeitsbeschreibungen der Zeiteinträge bearbeiten. Hierbei werden direkt die Beschreibungen in der Zeiterfassung angepasst.

Anzeige der Biquanda-Version für On-Premise-Installationen

Administratoren einer Biquanda On-Premise Instanz haben nun die Möglichkeit in der Admin-Ansicht die verfügbare und die momentan installierte Version abzurufen und zu vergleichen.

Neue Prüfung für Zeiterfassung

Um Sicherzustellen, dass Zeiten nur mit Bezug auf Uhrzeiten erfasst werden, gibt es eine neue Validierung für die Zeiterfassung: "Leistung nur mit Uhrzeit erlaubt". Diese lässt sich wie gehabt für alle Mitarbeiterklassifizierungen in der Administration definieren.

21.10.2022 - Neue Funktionen

Neben vielen Anpassungen und Fehlerkorrekturen möchten wir euch hier einen Überblick über neue Funktionen und Verbesserungen geben, die viele Mitarbeiter betreffen.

Verbesserungen beim Abschließen/Inaktiv schalten von Mitarbeiter- und Projektgruppierungen

Bisher war es möglich aktive Mitarbeiter oder Projekte in inaktiven Gruppierungen zu "verstecken". Um langes Suchen von Mitarbeitern und Projekten und Problemen beim Erstellen diverser Berichte vorzubeugen, verhindern wir diese Möglichkeit ab sofort.

3-Monatsregel in Bericht Reisekosten Belegliste

Um viel händische Auswertearbeit zu sparen, prüft Biquanda nun automatisch auf steuerpflichtige Verpflegungspauschalen nach der 3-Monatsregel. Dafür gibt es im Bericht "Reisekosten Belegliste" nun eine neue Spalte "evtl. stpfl." (eventuell steuerpflichtig). Summen werden zudem nach Steuerpflichtigkeit aufgeschlüsselt. Bei der Berechnung zählt jedes Projekt wie eine Tätigkeitsstätte.

Rechnungszustellung über Projekte

Bisher wurde die Methode der Rechnungszustellung ausschließlich über die Gesellschaft festgelegt. Da es bei größeren Firmen je nach Projekt unterschiedlich sein kann, gibt es nun die Möglichkeit die Zustellungsmethode im Projekt zu überschreiben. Beim Ausgangsrechnungen wird daher, sofern definiert, die Zustellungsmethode aus dem Projekt angezeigt.

Tooltip von Leistungsbalken erweitert

Wir haben den Beschreibungstext nun in den Tooltip integriert, damit dieser auch bei kleinen Leistungsbalken eingesehen werden kann.

Darstellung der Kalenderwoche in der Zeiterfassung

Um schnell zu Erkennen in welcher Kalenderwoche man sich in der den verschiedenen Zeiterfassungsansichten befindet, zeigen wir diese nun automatisch bei der Tages-/Wochenauswahl an.

Gesamtstunden in der Wochenansicht der Zeiterfassung

Bisher musste man den Wochenbericht verwenden um die Anzahl der geleisteten Stunden in der Wochenansicht zu sehen. Nun zeigen wir den aktuellen Stand immer oben recht in der Ecke der Wochenansicht an.

Kopieren & Einfügen von Leistungsbalken

Um sich häufig wiederholende Tätigkeiten oder Projekte einfacher wiederverwenden zu können bieten wir nun eine Kopieren/Einfügen-Funktion in der Zeiterfassung an.
Übrigens: Mit den gewöhnlichen Tastaturkürzeln Strg+X, Strg+C und Strg+V kann auch gearbeitet werden.

Kopieren von Leistungsbalken aus abgeschlossenen Zeiträumen möglich

Bisher war es nicht möglich Balken aus abgeschlossenen Zeiträumen zu kopieren und im aktuellen Zeitraum einzufügen. Dies haben wir nun verbessert, dass das Kopieren nun fast immer möglich ist, vorausgesetzt man hab noch Bearbeitungsrechte für die Tätigkeit des Leistungsbalkens.

28.09.2022 - Neue Funktionen

Neben vielen Anpassungen und Fehlerkorrekturen möchten wir euch hier einen Überblick über neue Funktionen und Verbesserungen geben, die viele Mitarbeiter betreffen.

Neuer Bericht "Monatliche Projektübersicht"

In diesem Bericht werden Kosten nach Kostenart gruppiert ausgegeben. Der gewählt Stichtag legt fest, ab welchem Monat Plan-Kosten aus der Kapazitätsplanung verwendet werden sollen. Somit bekommt man mit einem Klick eine komplette und aufgeschlüsselte Projektübersicht, inklusive historischer Daten und Forecast.

Automatisierte Budgetüberwachung

In der Projektabwicklung kommt es immer wieder vor, dass ein Stundenbudget ausgeschöpft oder überschritten wird, ohne dass es der verantwortliche Projektleiter bemerkt. In den Projektstammdaten kann nun ein Projektleiter und in den Projekttätigkeiten ein Stundenbudget definiert werden. Beim Erreichen eines Referenzwertes (z.B.: 95 %) wird der Projektleiter automatisch benachrichtigt und die Mitarbeiter bekommen einen Fehler in der Zeiterfassung angezeigt.

Ausgabe der Kostenart in Rechnungslisten

Für eine bessere Übersicht und um noch besser filtern und gruppieren zu können, gibt es in den Vorgangslisten für Kosten und Umsätze nun eine Spalte für die Kostenart.

Zeiterfassungsprüfungen je Stellung von Mitarbeitern

Damit Sie je nach Stellung eines Mitarbeiters verschiedene Prüfungen in der Zeiterfassung definiert werden können, gibt es in den Mitarbeiterstammdaten nun ein neues Feld "Stellung". In der Administration lassen sich für jede Stellung unterschiedliche Prüfungen einstellen.

Erweiterte Kennwortrichtlinien einstellbar

Um komplexere Kennwörter zu erzwingen, kann in der Administrationsoberfläche von Biquanda nun die Kennwortkomplexität genauer definiert werden.

Automatische Rechtevergabe durch Kapazitätsplanung

Zur Erleichterung der Mitarbeiterverwaltung kann über die Administration festgelegt werden, dass ein Mitarbeiter automatisch bestimmte Rechte erhält, sobald er über die Kapazitätsplanung für ein Projekt oder eine Tätigkeit eingeplant wird. Dadurch kann ein Mitarbeiter z.B. direkt Zeiten auf ein Projekt erfassen, nachdem er dafür eingeplant wurde.

Monatliche Soll-Stunden einstellbar

Bisher war es nur möglich wöchentliche Soll-Stunden für Mitarbeiter zu definieren. Wir haben die Einstellungen in den Arbeitszeitmodellen mit der Möglichkeit erweitert, Soll-Stunden monatsbezogen festzulegen.

Sollarbeitszeit in Monatsbericht

Um einen besseren Einblick in den Verlauf der Arbeitszeit zu bekommen, kann die Sollarbeitszeit jetzt bei den PDF- und Excel-Monatsberichten mit ausgewertet werden.

30.08.2022 - Neue Funktionen

Neben vielen Anpassungen und Fehlerkorrekturen möchten wir euch hier einen Überblick über neue Funktionen und Verbesserungen geben, die viele Mitarbeiter betreffen.

Neue grafische Dashboard-Widgets

Es gibt nun drei neue Widgets für das Dashboard: Status Zeiterfassung (Diagramm), Status Urlaub (Diagramm) und Projektstatus (Diagramm). Nun können die Werte auf den ersten Blick besser und schneller interpretiert werden. Dies vereinfacht das Projektcontrolling und Mitarbeitermanagement.

Projektberichte direkt aus den Projektstammdaten aufrufen

Um schneller an relevante Auswertungen für Projekte zu kommen, können die Berichte Projektverlauf und Projektergebnisverlauf nun ganz einfach von den Stammdaten aus aufgerufen werden.

Gutschriftsverfahren für Ausgangsrechnungen

Nicht bei allen Projekten kann die herkömmliche Rechnungsstellung als Ausgangsrechnung verwendet werden. Bei Projekten, welche über ein Gutschriftsverfahren abgrechnet werden, wird nun in der Ausgangsrechnung eine Information über dieses Verfahren angezeigt. So wird vorgebeugt, dass die Rechnung versehentlich gestellt wird. Ob das Gutschriftsverfahren zum Einsatz kommt, wird in den Projektstammdaten eingestellt.

Geplantes Rechnungsdatum in Bestellungen

Um Rechnungen besser einplanen zu können und ein besseres Controlling zu ermöglichen, gibt es in Bestellungen ein neues Feld "Geplantes Rechnungsdatum".

03.08.2022 - Neue Funktionen

Neben vielen Anpassungen und Fehlerkorrekturen möchten wir euch hier einen Überblick über neue Funktionen und Verbesserungen geben, die viele Mitarbeiter betreffen.

Mehr Übersicht bei Excel Berichten

Berichte die nach Excel exportiert werden sind nun übersichtlicher. Es werden relevante Informationen zum Bericht in den ersten drei Zeilen eines jeden Excel-Blattes angegeben.

Verlauf Reisekostenkonto schneller verfügbar

Um schneller und einfacher einen Einblick in den Verlauf des Reisekostenkontos zu bekommen, steht dieser Bericht nun direkt in der Reisekostenabrechnung, sowie in der SEPA-Reisekostenansicht zur Verfügung.
Übrigens: In der SEPA-Reisekostenansicht können mehrere Einträge selektiert werden. Der Bericht kann dann mit einem Mausklick für mehrere Personen auf einmal erzeugt werden.

Abrechnungsinformationen nun auch für Unternehmen einstellbar

Analog zur Projektgruppierung können nun auch für Unternehmen auf übergeordneter Ebene Abrechnungsinformationen eingetragen werden. Für jede neue Gruppierung unterhalb eines Unternehmens werden diese Informationen automatisch als Vorlage übernommen. Hierdurch spart man sich viel Tipparbeit und vermeidet Übertragungsfehler beim Anlegen neuer Gruppierungen.

Projektnummern können nun automatisch vor Veränderungen geschützt werden

Um Projekten in anderen Systemen (z.B.: Buchhaltungssysteme) immer eindeutig identifizieren zu können, kann nun in der Administrationsansicht eingestellt werden, dass die Reaktivierung von Projekten und das Ändern von Projektnummern nur noch durch den Administrator vorgenommen werden kann. Falls dies bei einem Projekt der Fall ist, stellen wir das mit einem Info-Icon bei der Projektnummer dar.

17.06.2022 - Neue Funktionen

Neben vielen Anpassungen und Fehlerkorrekturen möchten wir euch hier einen Überblick über neue Funktionen und Verbesserungen geben, die viele Mitarbeiter betreffen.

Aufgaben-Widgets für das Dashboard

Ab jetzt stehen zwei neue Widgets für das Dashboard bereit. Eines für die dringenden Aufgaben und eines, bei dem eine Aufgabenansicht als Quelle angegeben werden kann. Mit Linksklick auf den Titel wird die Aufgabe geöffnet und mit Rechtsklick kann in die entsprechende Aufgabenansicht gesprungen werden.

Ausgabe von fehlenden Information beim Erstellen einer E-Rechung

Um sichzustellen, dass er Rechnungsempfänger einer E-Rechnung alle erforderlichen Informationen für einen Bezahlvorgang erhält, wird beim Export nun eine Meldung über noch fehlende Rechnungsdetails angezeigt.

Neue Felder im Excel-Export

Um die Reportingmöglichkeiten zu verbessern, lässt sich im Excel-Export nun auch der kalkulierte Auftragswert des Projekts, sowie Kalkulationsfelder von Tätigkeiten exportieren.

20.05.2022 - Neue Funktionen

Neben vielen Anpassungen und Fehlerkorrekturen möchten wir euch hier einen Überblick über neue Funktionen und Verbesserungen geben, die viele Mitarbeiter betreffen.

Neue Hauptansicht: Dashboard

Es können nun eigene Dashboards angelegt werden und mit aktuell vier unterschiedlichen Widgets konfiguriert werden. Status Zeiterfassung, Status Urlaub, Projektstatus und ein Verknüpfungs-Widget zum schnellen Anlegen neuer Vorgänge sind bereits dabei. Weitere nützliche Widgets sind bereits geplant. Dashboards können komplett individuell zusammengestellt werden. Hierdurch erhält man einen schnellen Überblick über wichtige Kennzahlen. Zudem können Dashboards, wie Aufgabenansichten, für andere Mitarbeiter freigegeben werden.

Viele Widgets lassen sich konfigurieren. Hierzu einfach in den Bearbeitungsmodus des Dashboards umschalten und das Zahnrad-Symbol anklicken. Löschen lassen sich Widgets über das X-Symbol in der Titelleiste des Widgets. Sobald der Bearbeitungsmodus wieder verlassen wird, sind die neuen Einstellungen automatisch im Dashboard gespeichert.

ISO-Mengeneinheit bei Rechnungspositionen für E-Rechnung

In Rechnungspositionen gibt es ein neues für ISO-Mengeneinheit. Dies ist wichtig beim Erzeugen von E-Rechnungen. Für bestehende Daten wird die Option "Freitext" übernommen, über welche, wie bisher im Feld "Einheit" diese als Freitext angegeben werden kann. Beim Auswahl einer vorgegebenen Einheit, wird dieser Wert in exportierten Rechnungen angezeigt.

Zusätzliche Gruppierungsmöglichkeit im Excel-Export

Man kann im monatlichen Excel-Export jetzt festlegen, nach welchen Kritierien zusätzlich zum Monat noch gruppiert werden soll. Zur Auswahl stehen "Mitarbeiter", "Projekt" und Kostenart. Somit kann man den Export besser an seine Bedürfnisse anpassen, und muss das Excel-Dokument im nachhinein nicht noch zusätzlich überarbeiten.

Mehrfachauswahl in SEPA-Ansicht

In der SEPA-Ansicht für Reisekosten lassen sich nun mehrere Einträge selektieren, damit ein Bericht für die komplette Auswahl erstellt werden kann. Somit muss man keine einzelnen Berichte pro Eintrag mehr erstellen.

Umbenennung von Rechnungs- und Projektfeldern

Die Felder Bestellung, Bestellnummer und Bestelldatum wurden in Projekt, Ausgangsrechnung und Interne Verrechnung in Auftrag, Auftragsnummer und Auftragsnummer korrigiert. Zusätzlich wurde das Feld Vertragsdatum hinzugefügt.

Inaktive Mitarbeiter aus Berichten ausschließen

Bei den Berichten Monatsbericht, Wochenbericht, Abgerechnete Fahrten, Abgerechnete Leistungen, Projektstundenübersicht und Projektstundenplanung können nun inaktive Mitarbeiter ausgeschlossen werden. Dadurch werden die Berichte übersichtlicher, wenn man auf ganze Gruppierungselemente auswertet.

Formatwahl der Auswertungsperiode im Word-Export

Im Word-Export kann nun das Format der Auswertungsperiode angepasst werden. Somit ist es möglich das komprimierte Format (März 2022-April 2022) oder das ausgeschriebene Format (01.04.2022-30.04.2022) zu verwenden.
Übrigens: Die Word-Vorlagen lassen sich im Administrationsbereich konfigurieren.

Reisekostendokumente an Bericht Buchungsliste anhängen

Wie bereits in den anderen Reisekostenberichten, gibt es nun auch im Bericht Buchungsliste die Möglichkeit die Reisekostendokumente mit auszugeben. Hierdurch erhält man auch in diesem Bericht alle notwendigen Informationen mit einem Klick.

19.04.2022 - Neue Funktionen

Neben vielen Anpassungen und Fehlerkorrekturen möchten wir euch hier einen Überblick über neue Funktionen und Verbesserungen geben, die viele Mitarbeiter betreffen.

Neue Rechnungspositionen Zuschlag und Nachlass in der Ausgangsrechnung

In den Ausgangsrechnungen gibt es ab jetzt die beiden neuen Rechnungspositionen Zuschlag und Nachlass. Aufgebaut sind beide wie die Pauschalpositionen, allerdings können beim Zuschlag nur positive und beim Nachlass nur negative Einzelpreise angegeben werden.

Berichte aus Personalanträgen öffnen

Aus Personalanträgen, wie "Antrag Urlaub", können nun relevante Berichte geladen werden. Dadurch haben Sie jederzeit alle Daten zum jeweiligen Kontostand (Urlaubs-, Reisekosten-, Überstundenkonto) verfügbar und können dadurch besser planen.

Dokumente über die Mobile App einscannen

Die nächsten Schritte zu einem digitalisierten Reisekostenprozess wurden in der App gemacht. Ab sofort ist es möglich mit der Mobile App über die Kamera Dokumente automatisiert zu erkennen und zu verarbeiten!
Tipps: Am besten funktioniert die Erkennung auf einfarbigen Hintergründen. Falls die Erkennung mal nicht funktionieren sollte steht Ihnen auch die manuelle Erkennung zur Verfügung. Das Bild kann auch unverarbeitet hochgeladen werden.

Excel-Export unterstützt mehr Formate

Der Excel-Export in Excel-Vorlagen unterstützt jetzt auch die Formate "xlsm", "xltx" und "xltm". Dadurch haben Sie beim Gestalten Ihrer Vorlagen mehr Möglichkeiten.

Bezeichnung von Rechnungen in Word-Export

Im Word-Export kann nun das zusätzliche Feld "Bezeichnung" der Rechnung exportiert werden. Dies ermöglicht es Ihnen, Ihre Rechnungen besser zu personalisieren.

Voreinstellung für Stunden an arbeitsfreien Tagen in Kapazitätsplanung

Sie können jetzt als Administrator definieren, mit wie viel Stunden arbeitsfreie Tage in der Kapazitätsplanung bewertet werden sollen. Dies ermöglicht es Ihnen Ihre Planung besser zu gestalten, wenn Ihre Mitarbeiter auch am Wochenende arbeiten.

22.03.2022 - Neue Funktionen

Neben vielen Anpassungen und Fehlerkorrekturen möchten wir euch hier einen Überblick über neue Funktionen und Verbesserungen geben, die viele Mitarbeiter betreffen.

Standardeinstellung für Kapazitätsplanung "Nur Arbeitstage"

Bisher wurden neue Balken in der Kapazitätsplanung immer mit der Auslastung für Arbeitstage angelegt. Wochenendtage und Feiertage wurden damit mit 0 Sollstunden berechnet. Um die Auslastung für den ganzen Balken komplett zu verteilen, musste man die Einstellung "Nur Arbeitstage" für den Balken nachträglich rausnehmen.
Um die Arbeitsweise nun zu vereinfachen, kann die Voreinstellung für "Nur Arbeitstage" im Admin-Bereich schon vorher definiert werden. Die Einstellung gilt dann für neue Organisations- und Projektbalken (außer Sonderprojekten).

Kundenreferenz nun pro Ausgangrechnung bearbeitbar

Bisher wurde die Kundenreferenz auf Ausgangsrechnungen immer fest aus den Projektstammdaten herbeigezogen. Um eine bessere Abgrenzung zwischen verschiedenen Rechnungen zu ermöglichen, kann die Kundenreferenz nun pro Ausgangsrechnung angepasst werden. Als Vorlage dient weiterhin die in den Projektstammdaten definierte Kundenreferenz.

Fälligkeitsdatum im Word-Export

Das Fälligkeitsdatum von Rechnungen lässt sich nun ebenfalls per Word-Export im Dokument mitausgeben. Der Platzhalter für das Feld lautet: "I_InvoiceDueDate". Die Word-Vorlagen können, wie gewohnt, über die Administration (Administration/Word-Vorlagen) ausgetauscht werden.

Neue Bezeichnung für Kostenart SBA

Es ist zwar nur eine kleine Änderung, dennoch möchten wir sie hier ankündigen. Wir haben die Kostenart "SBA - Projektbezogene sonstige betriebliche Aufwände" in "SBA - Sonstige Projektkosten" umbenannt. Die Umbenennung hat keine weiteren Auswirkungen.

Gewählter Zeitraum von Monats- und Wochenbericht wird nun genau berücksichtigt

Im Wochen- und Monatsbericht kann nun tagesgenau festgelegt werden, von wann bis wann die Leistungen ausgegeben werden sollen. Dadurch kann die Ausgabe von Leistungen in einem Monat gezielt eingeschränkt werden.

Speichern von Voreinstellungen der Vorgangsliste bei Projekten und Gesellschaften

In der Projekt- und Gesellschaftsdetailansicht wird jetzt in der Registerkarte "Vorgänge" die Einstellung "Inaktive Elemente" gespeichert. Dadurch müssen Sie diese Einstellung nicht mehr jedes mal händisch vornehmen, um alle Vorgänge eines Projekts/einer Gesellschaft zu sehen.

Tabs mit der mittleren Maustaste schließen

Die Tabs im Hauptfenster können jetzt durch einen Klick mit der mittleren Maustaste geschlossen werden. So können diese einfacher und komfortabler geschlossen werden, wie man es auch aus vielen anderen Anwendungen gewohnt ist.

Tabs per Drag and Drop aus Hauptansicht herauslösen

Um die Vorteile einer Umgebung mit mehreren Monitoren besser zu auszunutzen, können jetzt die Tabs aus dem Hauptfenster herausgelöst werden. So kann man mehrere Ansichten auf einmal betrachten, was die Übersicht um einiges erhöht.
Übrigens: Um Vorgänge oder andere Elemente direkt in einem neuen Fenster, anstatt in einem Tab, zu öffnen halten Sie einfach die Strg-Taste beim Öffnen gedrückt.

28.02.2022 - Neue Funktionen

Neben vielen Anpassungen und Fehlerkorrekturen möchten wir euch hier einen Überblick über neue Funktionen und Verbesserungen geben, die viele Mitarbeiter betreffen.
Wir haben uns in den letzten Wochen vor allem um das Thema Reisekostendigitalisierung gekümmert. Wir wollen lästigen Papierkram minimieren und so den Alltag für alle angenehmer machen.

Neue Hauptansicht "Meine Dokumente"

In der neuen Hauptansicht "Meine Dokumente" können nun Dokumente in Biquanda gesammelt eingesehen werden. In der Unteransicht "Verwendete Dokumente" werden Dokumente aus Vorgängen (z.B. Rechnungen), von Gesellschaften und von Projekten angezeigt. In der Unteransicht "Persönliche Dokumente" werden noch nicht verknüpfte Dokumente angezeigt. Unter anderem befinden sich hier über die Mobile App hochgeladene Dokumente.

Dokumente über die Mobile App hochladen

Um Rechnungen, Quittungen, Kassenzettel oder sonstige Belege schnell und einfach von überall aus zu erfassen, können diese direkt in der Mobile App abfotografiert oder hochgeladen werden. Die fotografierten Dokumente landen automatisch im Bereich "Meine Dokumente -> Persönliche Dokumente" und können von dort aus zu Reisekostenabrechnungen verknüpft werden.
Übrigens: Wir werden diese Funktion zukünftig weiter zu einem Dokumenten-Scanner ausbauen, wodurch die Qualität der fotografierten Belege deutlich zunehmen wird.

Dokumente mit Reisekostenabrechnungen verknüpfen

Ab jetzt ist es möglich zu Belegen aus Reisekostenabrechnungen Dokumente anzuhängen. Sie können ganz einfach ein Dokument aus der Reisekostenabrechnung, aus Ihren persönlichen Dokumenten in Biquanda oder von Ihrer Festplatte auswählen.

Angehängte Dokumente in Reisekostenberichten mit ausgeben

Nun können alle verknüpften Dokumente einer Reisekostenabrechnung über die Berichte "Reisekosten" und "Reisekosten Belegliste" direkt mit dem Bericht ausgegeben/gedruckt werden. Das geht in der Hauptansicht Berichte, in der Hauptansicht SEPA und direkt bei den Reisekostenabrechnungen in der Aufgabenansicht. Somit sind immer alle wichtige Dokumente und Information zusammen.
Übrigens: Wir vermerken beim Ausdrucken auf jedem angehängten Dokument unter anderem das Datum, den Mitarbeiter und die Belegbezeichnung. Damit kann das Dokument später wieder problemlos der entsprechenden Abrechnung zugeordnet werden.

Eingabe der Tätigkeitskosten übersichtlicher und schneller

Bei der Eingabe der Tätigkeitskosten in der Projektkalkulation wird die Gruppierung mit angezeigt und die Sortierung ist nun analog zur Baumstruktur. Somit lassen sich die Kosten nun vor allem in größeren Projekten einfacher und übersichtlicher pflegen. Ebenfalls lassen sich nun die inaktiven Tätigkeiten miteinblenden und bestimmte Tätigkeiten über die Suchfunktion schnell auffinden.

Cash-In in der Projektkosten-Zusammenfassung wird nun als Netto ausgegeben

Bisher wurde beim Cash-In in der Zusammenfassung eines Projektes die Summe der Bruttobeträge von protokollierten Zahlungseingängen ausgegeben. Das führte zu Verwirrungen, da sonst Nettobeträge dargestellt werden. Nun stellen wir den berechneten Nettowert aller Zahlungseinträge dar. Damit kann die Projektbilanz auf einen Blick erkannt werden.
Übrigens: Da eine Rechnung Positionen mit verschiedenen Mehrwertsteuersätzen enthalten kann, wird hier mit dem gewichteten Steuersatz gearbeitet. Das kann in einzelnen Fällen zu kleinen Ungenauigkeiten führen. Der Hinweis darauf ist im Tooltip zu sehen.

Logos in den Mitarbeiter- und Projektstammdaten

In der Mitarbeiter- und Projektwurzel, sowie in Unternehmenselementen können jetzt Logos hinterlegt werden. Somit kann für jedes Unternehmen ein getrenntes Logo definiert werden. Diese Logos werden automatisch in den Berichten mit ausgegeben.

Für Biquanda-Administratoren: Unterstützung für Benachrichtigungen per SMTP-Mailserver

Zusätzlich zum nativen Versand von E-Mails per Exchange-Server bieten wir nun auch den E-Mail-Versand über SMTP an. Durch den Einsatz dieser standardisierten Schnittstelle werden alle gängigen Mail-Dienste von uns unterstützt. Der E-Mail-Versand wird unter anderem für die Funktion "Passwort vergessen" verwendet.

03.02.2022 - Neue Funktionen

Neben vielen Anpassungen und Fehlerkorrekturen möchten wir euch hier einen Überblick über neue Funktionen und Verbesserungen geben, die viele Mitarbeiter betreffen.

Stärken stärken und Schwächen schwächen

Wir möchten, dass der Arbeitsalltag mit Biquanda so angenehm und reibungslos wie möglich abläuft. Bitte gebt uns Feedback, wie zufrieden ihr mit Biquanda seid. Wir werden euer Feedback ernst nehmen und in regelmäßigen Abständen bei uns durchsprechen.
Hinweis: Zum Melden von Fehlern oder bei generellen Fragen wendet euch bitte weiterhin an support@biquanda.com.

Verbesserte Rechteadministration bei großen Projekten oder Abteilungen

Das Entfernen oder Anpassen von unterlagerten Elementen war bei größeren Projekten- oder Abteilungen teilweise sehr mühsam. Das haben wir nun verbessert, indem Projekt- und Mitarbeiterrechte von einem Element mit einem Klick an alle unterlagerten Elemente übertragen werden können.

Bessere Informationen auf erstellten Ausgangsrechnungen

Auf generierten Ausgangsrechnungen kann nun die Kundenreferenz (einstellbar in den Projekteigenschaften), sowie der Leistungszeitraum ausgegeben. Damit sorgen wir für eine einheitliche Darstellung auf den Rechnungen und verbessern zugleich deren Controlling. Die neuen Informationen lassen sich natürlich auch im Excel-Export abrufen.

Urlaub und Zeitausgleich nun am gleichen Tag möglich

Bisher konnte man an ein und dem selben Tag nur Urlaub oder Zeitausgleich beantragen. Wir haben hier nachgebessert. Nun kann ein halber Tag Urlaub und zusätzlich ein halber Tag Zeitausgleich beantragt werden.

2021

15.12.2021 - Neue Funktionen

Neben vielen Anpassungen und Fehlerkorrekturen möchten wir euch hier einen Überblick über neue Funktionen und Verbesserungen geben, die viele Mitarbeiter betreffen.

Zeiterfassung in der Biquanda App!

Es ist soweit! Ab heute können Sie Ihre Zeiten über die neue Biquanda-App erfassen. Jederzeit und überall. Eine integrierte Statusansicht verschafft Überblick über die geleistete Arbeit.
Der Smartphone-Button rechts oben zeigt Ihnen eine kurze Anleitung zum Einrichten. Viel Spaß beim Ausprobieren!

Hier ein kleiner Einblick in die App:

Mehr Details zu Planungsbalken in der Kapazitätsplanung

Bisher musste immer die Detailansicht geöffnet werden, um mehr Informationen zu Planungsbalken zu bekommen. Jetzt zeigen wir auch im Tooltip wesentlich mehr Informationen an.

Reisekosten für Transportmittel nun gestaffelt möglich

Früher konnte in Reisekostenklasse nur ein fester Einzelpreis pro Kilometer hinterlegt werden. Nun ist es auch möglich den Preis gestaffelt festzulegen.

Dadurch ergibt sich in der Reisekostenabrechnung je nach der Menge der abzurechnenden Kilometer ein unterschiedlicher, durchschnittlicher Einzelpreis pro Kilometer. Informationen zur Berechnung können direkt im Beleg über den Tooltip angezeigt werden.

08.12.2021 - Neue Funktionen

Neben vielen Anpassungen und Fehlerkorrekturen möchten wir euch hier einen Überblick über neue Funktionen und Verbesserungen geben, die viele Mitarbeiter betreffen.

Optimierung der Rechteverwaltung (Mitarbeiter & Projekte)

Die Ansichten zum Verwalten der Mitarbeiter- und Projektrechte haben nun eine Liste mit den direkten Rechten bekommen. Dies sorgt für eine bessere Übersicht und spart unnötige Klicks. Die Rechte können somit einfacher und schneller administriert werden.

Produktivdaten-Excel-Export berücksichtigt immer aktive Stammdaten

Um gegen Verfälschungen beim Excel-Export vorzubeugen werden bei einem Export der Produktivdaten nun auch immer die inaktiven Stammdaten berücksichtigt. Das heißt zum Beispiel, dass Zeiterfassungseinträge oder Rechnungen auch dann exportiert werden, obwohl das damit verknüpfte Projekt bereits abgeschlossen ist.
Übrigens: Diese Einträge können ggf. nachträglich im Excel-Export über die Spalte Status am Mitarbeiter oder Projekt identifiziert werden.

Ungarische und polnische Feiertage

Wir haben einige ungarische und polnische Feiertage fest in Biquanda integriert. Dies erleichert die Erstellung von Feiertagsprofilen.

Neuer Vorgang: Kampagne

Mit der Kampagne lassen sich auf einfache Art und Weise Kontaktinformationen von mehreren Verantwortlichen abrufen und zusammentragen. Diese können zum Beispiel als Grundlage für ein Mailing verwendet werden.

17.11.2021 - Neue Funktionen

Neben vielen Anpassungen und Fehlerkorrekturen möchten wir euch hier einen Überblick über neue Funktionen und Verbesserungen geben, die viele Mitarbeiter betreffen.

Neuer Status "Stornierung angefordert" für Eingangsrechnungen

Damit nun besser ersichtlich ist, welche Eingangsrechnungen storniert werden sollen, gibt es nun den Status "Stornierung angefordert".
Achtung: Bitte denken Sie daran ggf. die Filter in Ihren gespeicherten Aufgabenansichten anzupassen, bzw. neue zu erstellen.

Integrierte Anzeige von Rechnungsdokumenten

Bisher konnte man über die Dokumenten-Vorschau das in einem Rechnungsvorgang hinterlegte Dokument anzeigen lassen, um zusätzliche auf der Rechnung hinterlegte Informationen zu finden. Durch die neue integrierte Dokumentenvorschau direkt in dem Vorgang behält man nun stets den Überblick.
Achtung: Aktuell wird die Vorschau nur bei neu hochgeladenen Dokumenten bei Eingangs- und Ausgangsrechnungen, sowie bei internen Verrechnungen und Bestellungen angezeigt.

26.10.2021 - Neue Funktionen

Neben vielen Anpassungen und Fehlerkorrekturen möchten wir euch hier einen Überblick über neue Funktionen und Verbesserungen geben, die viele Mitarbeiter betreffen.

Einfache Anpassung des Fälligkeitsdatums im Liquiditätsplan

Der Liquiditätsplan erkennt nun automatisch offene überfällige Rechnungen. Eine automatische Korrektur des Fälligkeitsdatum erspart hier zusätzlich viel manuelle Handarbeit.

Planung der Tätigkeitskosten über Projektkalkulation

Im Reiter Kalkulation eines Projektes lassen sich nun direkt die Kosten der einzelnen Tätigkeiten einpflegen, ohne diese einzeln öffnen zu müssen.

Kontake datenschutzkonform speichern

Um die DSGVO-Konformität weiter zu erhöhen, ist es nun möglich bei Kontakten den genauen Grund der Datenverarbeitung anzugeben. Die Funktion kann in der Administration aktiviert werden.

30.09.2021 - Neue Funktionen

Neben vielen Anpassungen und Fehlerkorrekturen möchten wir euch hier einen Überblick über neue Funktionen und Verbesserungen geben, die viele Mitarbeiter betreffen.

Stornierung von Rechnungen auffälliger

Zum Stornieren einer Rechnung gibt es nun eine separate Funktion. Das Bemerkungsfeld muss dafür nun nicht mehr zweckentfremdet werden. So können wir eine Stornierungsanfrage auch auffälliger darstellen.

Die wichtigsten Stammdateninformationen auf einen Blick

Bisher wurden mehrere Klicks benötigt, um die Stammdatendetails zu Mitarbeitern oder Projekten anzusehen. Jetzt reicht es aus, wenn man mit dem Mauszeiger über das Eingabefeld fährt.

Mehrfachauswahl in der Nachrichtenansicht ist jetzt möglich

In der Nachrichtenansicht können nun mehrere Nachrichten gelöscht oder als gelesen markiert werden.

Änderungen in Vorgängen werden nun transparent dokumentiert

Sie wollten schon immer wissen, wer welche Änderungen an einem Vorgang durchgeführt hat? Nun können Sie diese Informationen im Tab Änderungen finden.

19.08.2021 - Neue Funktionen

Neben vielen Anpassungen und Fehlerkorrekturen möchten wir euch hier einen Überblick über neue Funktionen und Verbesserungen geben, die viele Mitarbeiter betreffen.

Verbesserte Darstellung von überfälligen Aufgaben

Bei Bedarf kann nun in allen Ansichten eine Markierung für überfällige Aufgaben eingeblendet werden, wodurch man deutlicher auf abgelaufene Termine hingewiesen wird.

Übrigens: Die Spalte mit Markierung wird ganz rechts in den Listen dargestellt. Ihr könnt sie sehr leicht mithilfe des Menüs oberhalb der Liste verschieben und sogar einzelne Spalten komplett ausblenden.

Aufgabenansicht - Spaltensummen von Brutto, Netto und Erstattbar

Bisher wurden die Summen der angezeigten Elemente in der Aufgabenansicht Kosten und Umsätze nicht angezeigt. Nun befinden sich die Gesamtsumme ganz unten in der Liste und eine Zwischensumme in der Gruppierungsüberschrift. Somit bekommt man einen besseren Überblick über die Ergebnisliste.

Mitarbeiter- und Projektbaum - Suche verbessert

Bisher konnte nur direkt nach einem Element im Baum gesucht und nicht weiter aufgeklappt werden. Nun können nach einer Suche auch die darunterliegenden Elemente aufgeklappt werden.

Wir haben das Freigeben der Zeiterfassung stark vereinfacht

Als Angestellter entfällt die lästige Auswahl eines Zuständigen. Führungskräfte und Buchhaltung können die Prüfung und Freigabe direkt über eigene Ansichten in der Zeiterfassung erledigen. Der Vorgang entfällt. So ist alles an einem Ort. Für mehr Komfort kann aus dieser Ansicht die Zeiterfassung eines Mitarbeiters direkt geöffnet, zurückgesetzt oder freigeben werden.
Übrigens: Einen schnellen Überblick über den eigenen Urlaub und die geleisteten Stunden findet jeder Mitarbeiter in der Ansicht "Mein Status".

Verbesserte Darstellung von Rechnungen mit erreichtem Fälligkeitsdatum

Rechnungen mit erreichtem Fälligkeitsdatum werden in der Aufgabenansicht nun farblich hervorgehoben, damit diese nicht mehr so leicht übersehen werden können. Die Markierung erscheint ein Tag nach dem Fälligkeitsdatum.

Konsistente Rechtevergabe für Reisekosten

Beim Eintragen von Projektrechte für die Zeiterfassung werden nun ebenfalls die Rechte für das Erstellen von Reiseprozessen auf die jeweiligen Projekte freigeschaltet.

Pauschalen und Belege von stornierten Reisekostenabrechnungen

Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen dürfen pro Mitarbeiter in verschiedenen Reisekostenabrechnungen nicht mehrfach für den gleichen Tag abgerechnet werden. Bisher war das auch für stornierte Abrechnungen der Fall. Belege und Pauschalen in stornierten Abrechnungen haben ab sofort keine Auswirkung mehr.

02.08.2021 - Neue Funktionen

Neben vielen Anpassungen und Fehlerkorrekturen möchten wir euch hier einen Überblick über neue Funktionen und Verbesserungen geben, die viele Mitarbeiter betreffen.

Sichtbarere Bemerkung in den Vorgängen

Wir zeigen nun in allen Vorgängen die Bemerkung deutlich auffälliger an, damit wichtige Informationen nicht so leicht übersehen werden.

Hinzufügen von Dokumenten per Drag and Drop

Bisher war es relativ umständlich Dokumente an Vorgänge oder Gesellschaften anzuhängen. Nun können ein oder mehrere Dokumente z.B. direkt vom Desktop in die Dokumentenliste gezogen werden.
Übrigens: Umgekehrt funktioniert Das auch. Dokumente können aus der Liste per Drag and Drop direkt in einen Ordner oder sogar in eine E-Mail-Anwendung, wie Outlook, gezogen werden.

Letzten Bearbeiter bei Detaildialogen anzeigen

In den Detaildialogen für Gesellschaften, Kontakte, Mitarbeiter, Projekte und bei allen Vorgängen wird nun immer der letzte Bearbeiter und die Änderungsuhrzeit angezeigt. Die Information findet ihr immer im unteren Bereich des Dialogs.

Vereinfachung der Status von Reisekostenabrechungen

Um den Workflow für Reisekostenabrechungen etwas einfacher zu gestalten, haben wir die Status „Geplant – storniert“ und „Geplant – Zurückgewiesen“ angepasst. Eine Abrechnung landet nach dem Zurückweisen wieder im Status „Geplant“ und kann dann vom Ersteller wieder ganz normal bearbeitet und neu gestellt werden. Wird eine Reisekostenabrechnung storniert, dann wird sie komplett verworfen und die enthaltenen Belege und Pauschalen haben keine Auswirkung mehr auf andere Bereiche in Biquanda.

Kosten und Umsätze in Projekten

Im Vorgangsreiter des Projektdialogs stehen nun alle rechnungsrelevanten Spalten zur Verfügung, so wie es aus der Ansicht Kosten und Umsätze bekannt ist.

Eingabe bei Eingangsrechnungen vereinfacht

Bei Eingangsrechnungen lassen sich die Tätigkeit und die Sachgemeinkosten/Zuschläge nun bequem über das Stammdatenformular eingeben, ohne in die Rechnungspositionen wechseln zu müssen.

Darstellung von inaktiven Mitarbeitern und Projekten

Um für einen besseren Überblick zu sorgen, haben wir nun an mehreren Stellen in Biquanda inaktive Mitarbeiter und Projekte besser hervorgehoben.

Excel-Export der Gemeinkosten zu Eingangsrechungen

Wir haben den Excel-Export so erweitert, dass die Eingangsrechnungen nun nicht nur ohne, sondern auch mit Gemeinkostenzuschlag exportiert werden können, damit die angefallenen Kosten der Projekte besser bewertet werden können.

14.07.2021 - Neue Funktionen

Genehmigten Antrag zurückziehen (Urlaub und Zeitausgleich)

Mit dieser Funktion können genehmigte Anträge (Urlaub und Zeitausgleich) zurückgezogen werden. Die entsprechenden Einträge werden aus der Zeiterfassung und der Kapazitätsplanung gelöscht.

Wie komme ich zu meinem Antrag?

aus der Kapazitätsplanung: Doppelklick auf den betreffenden Planungsbalken öffnet den zugehörigen Antrag.
aus der Aufgabenansicht: Basisfilter anpassen und inaktive Anträge einblenden; Doppelklick öffnet den betreffenden Antrag

Ablauf

Der Workflow zum Zurückziehen eines genehmigten Antrags ist zweistufig analog zum Stellen eines Antrags:

Benutzer 1 beantragt das Zurückziehen und Benutzer 2 muss zustimmen.
Initiator kann auch der Benutzer sein, der das Prozessrecht zur Genehmigung des Antrags hat (Personalverantwortlicher). In diesem Fall muss der Mitarbeiter dem Zurückziehen zustimmen.

Einschränkung

Wenn der genehmigte Antrag in einem gesperrten oder abgeschlossenen Zeitbereich liegt, ist ein Zurückziehen erst möglich, wenn die Sperrung oder der Abschluss aufgehoben wurde.

25.06.2021 - Version 2.0.0 - Erste offizielle Biquanda 2 - Version!

Häufige Fragen

Wo erstelle ich meine Reisekostenabrechnung oder stelle ich einen Antrag (z.B. Urlaub, Zeitausgleich, etc.)?

Neue Reisekostenabrechnungen oder Anträge werden in der Aufgabenansicht gestartet (z.B. in der Unteransicht "Personal").

Wie gebe ich meine Zeiterfassung frei?

In der Zeiterfassung gibt es die Funktion "Zeiterfassung freigeben". Im Detaildialog wählen Sie sodann den betreffenden Monat (Freizugebender Zeitraum) und Ihren Personalvorgesetzten (Zuständig) aus.

Wesentliche Änderungen zur 1.79

Reisekosten und Anträge werden nun aus der Aufgabenansicht gestartet und dort bearbeitet.
In der Zeiterfassung gibt es eine Mehrtagesansicht (arbeitsfreie Wochentage können ausgeblendet werden)
Der Prozess "Zeiterfassung freigeben" ist nun 3-stufig (freigeben - sperren - abschließen) und wird nach dem Freigeben in der Aufgabenansicht bearbeitet (separater Prozess/Aufgabe).
Die zeitliche Zuordnung der Reisekosten in den Berichten erfolgt nicht mehr über das Belegdatum, sondern über das Feld "Auswertungsperiode" (Monat) in der Reisekostenabrechnung. Dadurch kann es zu Unterschiede in den Berichten zur Version 1.7x kommen.
Auftrennung der Lieferantenrechnung in die Prozesse "Bestellung und Eingangsrechnung"
Bestellungen und Eingangsrechnungen müssen Kostenarten zugeordnet werden
Wir haben in der neuen Version zwei neue Berechtigungstypen:
- Globale Berechtigungen für Gesellschaften und Kontakte
- Prozessberechtigungen je Prozess und pro Prozessstatus
Eigene Hauptansichten für Excel-Export, SEPA-Export und Berichte
Eigener Bericht für Mitarbeiterzuschläge
u.v.m.

Entfallene Funktionen

Freigeben und abschließen von Reisekosten
Offline-Erfassung von Reisekosten
Offline-Erfassung von Zeiten
Unterstützung folgender Datenbanken: Oracle und Access
Funktionen zum Versenden von Nachrichten innerhalb des Programms (Nachricht an Mitarbeiter, Nachricht an Projektbeteiligte, Nachricht zum Planungsbalken)
Bei der Rechnungsstellung nach Aufwand (Ausgangsrechnungen), können die Verkaufssätze für die Rechnung nicht mehr verändert werden. Erfasste Stunden können für die Rechnung nach wie vor angepasst werden.
Single Sign-On (Einstellung im Admin-Bereich)
Mit dieser Option authentifiziert sich ein Benutzer mit seiner Anmeldung in Windows gleichzeitig für Biquanda. Voraussetzung ist, dass in beiden Systemen die gleichen Benutzernamen definiert sind.
Im Bericht "Status Mitarbeiterstunden" werden keine Zuschläge mehr ausgegeben. Hierfür gibt es den neuen Bericht "Zuschläge".

Mit dieser Version stehen zwei neue Module zur Verfügung

Adressdatenmanager
- Replikation von Kontaktdaten nach Outlook bzw. Exchange
- Definition eines Änderungsworkflows
- Erkennung von doppelten Kontakten
Kunden- und Vertriebsmanagement
- Ansicht Gesellschaften
- Protokollierung der Kommunikation mit Kontakten
- Prozesse, um neue Kunden oder Lieferanten zu beantragen (Vergabe von Kunden- und Lieferantennummern)
- Vertriebsprozesse (Prozesse Kampagne und Vorqualifizierung stehen noch nicht zur Verfügung)

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Willkommen bei Biquanda!

25.11.2025 - Neue Funktionen

Automatische Anpassung zukünftiger Zeiterfassungseinträge bei Arbeitszeitmodellwechsel

Mahnstufen in Ausgangsrechnungen

24.10.2025 - Neue Funktionen

Freigegebene Ansichten von inaktiven Usern übernehmbar

Anpassung der Verpflegungspauschalen im Export für die Personalbuchhaltung

29.09.2025 - Neue Funktionen

PDF-Rechnungsimport über KI

Projekt- und Mitarbeiterdetails aus der Zeiterfassung

Unternehmensstandorte im Mitarbeiter-Unternehmenselement

Leitweg-ID im Word-Export

02.09.2025 - Neue Funktionen

Unterstützung für Anzahlungsrechnungen

Mitarbeiter als Systembetreuer festlegen

Eingangsrechnungen jetzt auch im Web verfügbar

Info über aktuelle Kapazitätsplanung in der oberen Leiste

Zuständiger für Eingangsrechnungen im Projektunternehmenselement

Zielland und Ziel-Ort für Reisekosten im Excel-Export exportierbar

23.07.2025 - Neue Funktionen

Öffentliche Abwesenheitstermine im Kalender

Automatische Überwachung von Überstunden

10.07.2025 - Neue Funktionen

Erweiterter Import von Mitarbeitern

Stammdaten für Finanzbuchhaltung pro Unternehmen verwalten

Berechtigungen beim Organisationseinheitenwechsel

Neues Feld „Firmenbezeichnung“

10.06.2025 - Neue Funktionen

Finance-E-Mail-Adresse hinterlegen

Automatische Erkennung von Intercompany-Rechnungen

Standardwerte in der Abrechnung übernehmen

16.05.2025 - Neue Funktionen

Mehrwertsteuer-Befreiungsgründe für Ausgangsrechnungen definierbar

Hinweis bei Pauschalen über Reiseassistent bei "Nur Werktage"

Verweis auf Gesellschaft zur Abbildung der umsatzsteuerlichen Organschaft

30.04.2025 - Neue Funktionen

Neue Option im Arbeitszeitmodell: Keine Änderung am Überstundenkonto

Information über Abschluss der Zeiterfassung auch als Excel-Anhang

Definitionen zu Bankverbindungen

Bankverbindung in Ausgangsrechnung

Reihenfolge bei Auszahlung von Überstunden

Datumstyp-Auswahl beim Excel-Export von Vorgängen

Information über verplante Kapazitäten im Urlaubsantrag

Verrechnung von Personalkosten optimiert

Verbesserungen bei den Kontakten

Stückzahlen nach Excel exportieren

Import von E-Rechnungen mit Fremdwährung

01.04.2025 - Neue Funktionen

Feiertage und Zuschläge gezielter definieren

Stückzahlen nach Excel exportieren

Import von E-Rechnungen mit Fremdwährung

17.03.2025 - Neue Funktionen

Automatische Anhänge bei E-Rechnungsexport

Dateinamenschema für Rechnungsexport

Zeiterfassung mit Stückzahlintegration

Excel-Export für Vorgänge erweitert

Negative Zahlungen bei Dauerrechnungen

Einheitliche Stundenangabe in Rechnungspositionen

Kopieren von "Tätigkeitseintrag Pflicht" in alle unterlagerten Tätigkeiten

Neuerungen in der Eingangsrechnung und neue Kostenart

Neuerungen in der Internen Verrechnung

17.02.2025 - Neue Funktionen

Stornorechnung in der Ausgangsrechnung

Optimierung der Pauschalen bei doppelten Spesen

Verbesserte Projektsuche

Pfadanzeige in Auswahldialogen für Projekte und Mitarbeiter

Optimierungen beim E-Rechnungsimport

Präzisere Definition doppelter Spesen in der Reisekostenabrechnung

Antrag „Neuer Lieferant“ über E-Rechnungsimport

07.02.2025 - Neue Funktionen

Optimierte Handhabung doppelter Spesen

Erweiterung im Bericht „Verlauf Urlaub“

Word-Export in der Projektdetailansicht

Aktualisierte Reisekosten/Spesen für 2025

Mehrere Auszahlungsanträge gleichzeitig verarbeiten

Neues Geschäftsverhältnis Business-to-Government (B2G)

Mitarbeiterzuschläge direkt in der Zeiterfassung abrufen

Individuelle Abzugsarten für doppelte Spesen

Zahlungsziel im Word-Export verfügbar

Neue Stellungstypen für Mitarbeiter